Thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada là lá thư người xin visa chờ nhất, vì nó có nghĩa hồ sơ đã có quyết định. Nhưng lá thư cũng đặt ra một hạn 30 ngày, và lỡ hạn có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Bài này đọc từng dòng lá thư thật của một khách hàng của chúng tôi, nhận ngày 22/09/2026, và 5 việc bạn phải làm trong 30 ngày đó.
Tôi là Nguyễn Thị Hòa Vân – đồng sáng lập CAPR, thương hiệu tư vấn định cư có vốn đầu tư quốc tế, người tổ chức đồng thời là host của các buổi webinar do RCIC chia sẻ hàng tuần trong nhóm Zalo hỏi đáp định cư Canada cùng RCIC.
Một hồ sơ visa Canada vừa nhận thư yêu cầu nộp hộ chiếu
Tuần này, RCIC gửi cho tôi thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada của một khách hàng của chúng tôi. RCIC xác nhận hồ sơ visa đã được chấp thuận, và bước tiếp theo là nộp hộ chiếu để IRCC dán visa.
Tên, số UCI và số hồ sơ đã được che bằng logo CAPR.
Phần pháp lý của hồ sơ do RCIC có giấy phép thực hiện. Tôi viết bài này với vai trò người kết nối và người đọc hồ sơ cùng khách hàng, để bạn biết phải làm gì khi nhận được lá thư giống vậy.
Hình 1: Thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada của khách hàng CAPR
Đọc từng dòng thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada
Dòng 1: “A decision has been made on your application”
Dịch sát nghĩa: thư này liên quan đến hồ sơ tạm trú của bạn. Hồ sơ đã có quyết định. IRCC cần hộ chiếu của bạn để hoàn tất việc xử lý.
Bạn để ý: thư không dùng chữ “approved”. Thư chỉ nói đã có quyết định và cần hộ chiếu. Với hồ sơ của khách, RCIC đã xác nhận đây là hồ sơ được chấp thuận. Với hồ sơ của bạn, nếu chưa chắc, hãy hỏi người đại diện có giấy phép thay vì tự đoán.
Dòng 2: yêu cầu về hộ chiếu
Thư liệt kê 4 yêu cầu, tôi dịch sát nghĩa:
- Nộp hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại, kèm một bản sao của lá thư này.
- Hộ chiếu phải còn ít nhất một trang trống.
- Hộ chiếu phải còn hạn trong suốt thời gian bạn dự định ở Canada.
- IRCC không thể cấp visa có hạn vượt quá ngày hết hạn của hộ chiếu.
Dòng cuối là dòng nhiều người không để ý. Hộ chiếu còn hạn ngắn thì visa cũng ngắn theo.
Dòng 3: hạn 30 ngày tính đến lúc IRCC nhận
Thư viết: hộ chiếu phải được IRCC nhận trong vòng 30 ngày kể từ ngày ghi trên thư. Không làm được có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.
Chữ quan trọng là “nhận”. 30 ngày không phải hạn để bạn gửi đi, mà là hạn để hộ chiếu đến được IRCC. Vì vậy đừng để đến tuần cuối mới đi nộp.
Dòng 4: ghi chú về super visa
Thư có một ghi chú chung: với hồ sơ super visa, hộ chiếu phải nộp tại trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa ở ngoài Canada để dán visa du lịch.
Dòng 5: nộp hộ chiếu ở đâu
Thư dẫn tới trang nơi nộp hộ chiếu của IRCC. Theo trang này, người ở Việt Nam nộp hộ chiếu tại trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa (VAC), tức VFS Global tại Việt Nam.
Dòng 6: “Attention”, đừng đưa số UCI cho người lạ
Cuối thư có một đoạn mà tôi mong ai cũng đọc: số UCI ở góc trên bên trái là số định danh cá nhân của bạn. Để tự bảo vệ, đừng cho bất kỳ ai sử dụng số này, trừ người đại diện được ủy quyền, vì số này mở ra thông tin cá nhân trong hồ sơ của bạn.
Nói thẳng: nếu có người không phải đại diện có giấy phép hỏi xin số UCI “để kiểm tra giúp”, hãy dừng lại.
5 việc phải làm khi nhận thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada
Việc 1: tính ngày ngược từ hạn 30 ngày
Lấy ngày ghi trên thư, cộng 30 ngày, đó là hạn IRCC phải nhận được hộ chiếu. Trừ đi thời gian VFS chuyển hộ chiếu, bạn sẽ thấy thời gian thực sự còn lại ngắn hơn nhiều. Nộp càng sớm càng tốt.
Việc 2: kiểm tra hộ chiếu trước khi nộp
Theo trang của IRCC, trước khi nộp bạn cần chắc chắn:
- hộ chiếu còn hạn trong toàn bộ thời gian ở Canada
- hộ chiếu còn ít nhất 1 trang trống
Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, hãy hỏi RCIC trước khi nộp, vì visa không được cấp quá hạn hộ chiếu.
Việc 3: chuẩn bị đủ giấy tờ nộp tại VFS
Theo trang nơi nộp hộ chiếu của IRCC, khi nộp hộ chiếu tại VFS Global ở Việt Nam, bạn cần kèm:
- thư yêu cầu nộp hộ chiếu mà IRCC gửi
- phí dịch vụ của trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa (VAC thu phí để gửi hộ chiếu đến văn phòng visa)
- thông tin liên lạc: email, số điện thoại và địa chỉ nhận lại
- mẫu đồng ý của VAC, có trên website của họ
IRCC cũng dặn: kiểm tra website của VFS để biết có được nộp trực tiếp, qua bưu điện hay chuyển phát hay không. Và đừng gửi hộ chiếu khi chưa nhận được thư yêu cầu. Gửi hộ chiếu mà không kèm bản sao thư sẽ làm chậm hồ sơ.
Việc 4: gia đình đi cùng, mỗi người một thư
IRCC ghi rõ: với hồ sơ gia đình hoặc nhóm, mỗi người phải nhận được thư hoặc email yêu cầu nộp hộ chiếu của riêng mình. Ai chưa nhận thì phải chờ đến khi nhận mới được nộp. Để kịp hạn 30 ngày, các thành viên có thể phải gửi hộ chiếu riêng, không cần chờ nhau.
Đây là chỗ nhiều gia đình lúng túng: bố mẹ nhận thư trước, con nhận sau, cả nhà định chờ nộp một lần cho tiện. Nếu chờ, thư của người nhận trước có thể quá hạn.
Việc 5: soát visa khi nhận lại hộ chiếu
Khi nhận lại hộ chiếu, mở ngay trang dán visa và soát: họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, ngày hết hạn visa. Sai sót nên báo ngay qua người đại diện.
Và nhớ: có visa chưa có nghĩa chắc chắn được nhập cảnh. IRCC nói rõ visa hay eTA không bảo đảm bạn được vào Canada. Bạn vẫn phải cho cán bộ biên phòng thấy mình đáp ứng đủ yêu cầu khi đến cửa khẩu.
Thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada khác gì thư của hồ sơ PR?
Trên canadapr.vn, tôi đã chia sẻ một lá thư yêu cầu nộp hộ chiếu khác, của hồ sơ thường trú diện Express Entry. Hai lá thư nhìn giống nhau nhưng khác bản chất:
- Thư của hồ sơ visa tạm trú: IRCC cần hộ chiếu để dán visa. Có visa rồi bạn đến Canada với tư cách người tạm trú.
- Thư của hồ sơ PR: IRCC chuẩn bị cấp COPR và visa thường trú. Bạn trở thành thường trú nhân khi nhập cảnh.
Bạn đọc lá thư thứ hai trong bài Express Entry từ Việt Nam: 7 bước từ hồ sơ đến PR Canada.
Nếu hồ sơ visa từng bị từ chối
Không phải ai cũng nhận được lá thư này ngay lần đầu. Nếu hồ sơ visa của bạn từng bị từ chối, hai bài này sẽ giúp bạn hiểu lý do trước khi nộp lại:
- Visa du lịch Canada bị từ chối: nộp lại thế nào cho khác lần trước
- GCMS notes là gì, cách biết lý do rớt visa Canada
Nếu bạn muốn RCIC xem hồ sơ visa du lịch trước khi nộp, bạn tìm hiểu tại rcicvisa.canadapr.vn.
Vai trò của RCIC và CAPR trong hồ sơ visa này
Theo luật Canada, chỉ luật sư hoặc RCIC có giấy phép mới được tư vấn di trú có thu phí. Phần pháp lý của hồ sơ visa này, từ đánh giá hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ đến nộp đơn với IRCC, do RCIC có giấy phép thực hiện.
Phần của tôi là kết nối khách hàng với đúng chuyên gia, phiên dịch, và đọc cùng khách từng lá thư như thế này để khách không lỡ mốc nào. Những điều tôi chia sẻ trong bài được đúc kết từ việc làm bên cạnh RCIC và luật sư di trú, và từ các trang chính thức của Chính phủ Canada.
Nếu bạn đang làm hồ sơ với một bên tự nhận là RCIC, hãy tự kiểm tra trước khi ký bằng công cụ kiểm tra RCIC thật hay giả.
Câu hỏi thường gặp về thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada
Nhận thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada có phải là đậu visa không?
Thư ghi hồ sơ đã có quyết định và IRCC cần hộ chiếu để hoàn tất xử lý. Với hồ sơ của khách chúng tôi, RCIC xác nhận hồ sơ được chấp thuận. Với hồ sơ của bạn, hãy xác nhận với người đại diện có giấy phép.
Hạn nộp hộ chiếu là bao lâu?
IRCC phải nhận được hộ chiếu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ghi trên thư. Lỡ hạn có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
Ở Việt Nam nộp hộ chiếu ở đâu?
Theo trang của IRCC, người ở Việt Nam nộp hộ chiếu tại trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa, tức VFS Global tại Việt Nam.
Cần mang gì khi nộp hộ chiếu tại VFS?
Hộ chiếu, thư yêu cầu nộp hộ chiếu, phí dịch vụ của VFS, thông tin liên lạc và mẫu đồng ý của VFS.
Cả nhà có phải nộp hộ chiếu cùng lúc không?
Không. Mỗi người phải nhận được thư của riêng mình mới được nộp. Để kịp hạn 30 ngày, các thành viên có thể nộp riêng.
Visa có thể có hạn dài hơn hộ chiếu không?
Không. Thư ghi rõ IRCC không thể cấp visa có hạn vượt quá ngày hết hạn của hộ chiếu.
Kết luận: 30 ngày là ngắn, nộp hộ chiếu sớm
Ba điều tôi muốn bạn nhớ:
- 30 ngày là hạn IRCC nhận được hộ chiếu, không phải hạn bạn gửi đi.
- Hộ chiếu cần còn hạn đủ dài và còn trang trống, vì visa không được cấp quá hạn hộ chiếu.
- Giữ kín số UCI, chỉ đưa cho người đại diện có giấy phép.
Chúc mừng khách hàng của CAPR. Chúc bạn một chuyến đi Canada thật trọn vẹn.
Nếu bạn đang chuẩn bị xin visa Canada, đang chờ kết quả, hoặc từng bị từ chối và muốn hiểu vì sao, mời bạn vào Cộng đồng hỗ trợ Định cư Canada trên Zalo để đặt câu hỏi và nghe những người đang đi cùng con đường.
Tôi là Nguyễn Thị Hòa Vân – Kết nối định cư Canada an toàn.
Nguồn: thư IRCC ngày 22/09/2026 của khách hàng CAPR (đã che thông tin cá nhân); canada.ca: Where to submit your passport for your online temporary resident application; truy cập ngày 24/09/2026. Bài viết mang tính thông tin, không phải tư vấn di trú. Với hồ sơ cụ thể, hãy làm việc với luật sư hoặc RCIC có giấy phép.
