Việc tìm kiếm và thu thập giấy tờ chứng minh nguồn gốc Canada thường là bước khó khăn nhất khi xin chứng minh quốc tịch Canada. Khó khăn này càng tăng lên đối với những người có tổ tiên sinh vào thế kỷ 19 hoặc đầu thế kỷ 20, khi nhiều hồ sơ đã bị thất lạc do hỏa hoạn, lũ lụt hoặc thiếu sót trong công tác lưu trữ ban đầu.

Tại một số tỉnh bang, việc đăng ký khai sinh dân sự cũng diễn ra muộn, bị gián đoạn hoặc không đầy đủ. Ví dụ, Đảo Prince Edward (PEI) không có cơ quan đăng ký dân sự trước năm 1906, và Nova Scotia không ghi nhận khai sinh từ năm 1877 đến tháng 10 năm 1908.

Mặc dù giấy khai sinh là bằng chứng mạnh nhất, Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) chấp nhận các loại giấy tờ khác khi không có giấy khai sinh. Gần đây, IRCC đã cập nhật tiêu chuẩn về tài liệu cho đơn xin quốc tịch theo dòng dõi, khiến việc hiểu rõ quy trình xử lý khi thiếu giấy tờ càng trở nên quan trọng.

IRCC yêu cầu giấy tờ gì để chứng minh dòng dõi?

Đơn xin phải thể hiện một chuỗi giấy tờ liên tục kết nối người nộp đơn với tổ tiên người Canada và tất cả các thế hệ ở giữa. IRCC yêu cầu các giấy tờ này phải đến từ cơ quan ban hành gốc – tại Canada, đó là các văn phòng thống kê sinh tỉnh bang, cơ quan đăng ký dân sự hoặc lưu trữ.

IRCC chấp nhận một hoặc nhiều loại giấy tờ sau:

• Giấy khai sinh của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ;
• Giấy chứng nhận quốc tịch hoặc nhập tịch Canada;
• Giấy khai sinh nước ngoài thể hiện mối quan hệ cha mẹ – con cái;
• Giấy chứng nhận đăng ký sinh ở nước ngoài hoặc Giấy chứng nhận duy trì quốc tịch Canada;
• Giấy chứng nhận nhập tịch Anh được cấp tại Canada hoặc Newfoundland và Labrador;
• Bằng chứng về tình trạng thần dân Anh hoặc thường trú nhân tại Canada trước ngày 1 tháng 1 năm 1947 (hoặc ngày 1 tháng 4 năm 1949 đối với Newfoundland và Labrador).

Giấy tờ thay thế khi không có giấy khai sinh

Nếu không thể có được giấy khai sinh, IRCC cho biết họ chấp nhận các giấy tờ khác để chứng minh quan hệ cha mẹ và quốc tịch Canada, miễn là chúng đến từ cơ quan ban hành gốc. Các giấy tờ này bao gồm:

• Hồ sơ sinh tại bệnh viện;
• Hồ sơ từ bác sĩ hoặc nữ hộ sinh chứng kiến ca sinh;
• Giấy chứng nhận hoặc hồ sơ rửa tội;
• Hồ sơ điều tra dân số;
• Danh sách tàu (tài liệu chính thức ghi lại hành khách đến Canada trên một tàu).

Đối với tổ tiên sinh ra trước khi đăng ký khai sinh dân sự trở nên phổ biến, giấy chứng nhận hoặc hồ sơ rửa tội là một giấy tờ thay thế quan trọng. IRCC chấp nhận các giấy tờ này với điều kiện lễ rửa tội diễn ra trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi sinh và hồ sơ đến từ cơ quan ban hành gốc, chẳng hạn như nhà thờ hoặc cơ quan lưu trữ. Trường hợp này thường gặp với tổ tiên gốc Quebec, nơi hồ sơ rửa tội giáo xứ có trước đăng ký dân sự nhiều thế hệ. Tại Quebec, người nộp đơn có thể yêu cầu hồ sơ giáo xứ và rửa tội của tổ tiên từ Thư viện và Lưu trữ Quốc gia Quebec (BAnQ). Các hồ sơ giáo xứ gốc bằng tiếng Pháp viết tay được chấp nhận mà không cần dịch thuật, vì tiếng Pháp là một trong những ngôn ngữ chính thức của Canada.

Các hồ sơ giáo xứ cũ có thể khó đọc do chữ viết tay và tình trạng tài liệu, vì vậy người nộp đơn nên kết hợp hồ sơ rửa tội với các giấy tờ do chính phủ cấp khác xác nhận nơi sinh Canada của tổ tiên, chẳng hạn như giấy chứng tử hoặc giấy khai sinh của con cháu.

Làm gì nếu không thể tìm được giấy tờ?

Liên hệ với các văn phòng tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ có liên quan tại Canada là bước đầu tiên cần thiết, ngay cả khi cuối cùng họ không thể cung cấp hồ sơ. Điều này là do IRCC yêu cầu người nộp đơn phải giải thích bằng văn bản lý do tại sao không thể có được tài liệu và cung cấp bằng chứng đã cố gắng lấy nó. Bằng chứng này có thể bao gồm thư từ với cơ quan ban hành, thư xác nhận hồ sơ không tồn tại (gọi là thư không có hồ sơ), hoặc thậm chí chính sách công bố của cơ quan lưu trữ xác nhận giấy khai sinh không được cấp trong một khoảng thời gian cụ thể.

Khi không tìm thấy hồ sơ khai sinh hoặc rửa tội trực tiếp, một số người nộp đơn đã bổ sung hồ sơ liên quan đến anh chị em hoặc con cháu của tổ tiên đó. Ví dụ bao gồm giấy khai sinh trễ hạn do người thân thích nộp nhiều thập kỷ sau, ghi tên tổ tiên và nơi sinh; hoặc giấy kết hôn của một trong những người con của tổ tiên, có thể liệt kê tên và nơi sinh của cha mẹ. Cần lưu ý rằng bằng chứng bổ sung có thể hỗ trợ hồ sơ nhưng không thay thế chuỗi tài liệu chính. Trong những trường hợp này, chìa khóa là kết hợp nhiều giấy tờ do chính phủ cấp – như giấy chứng tử, giấy kết hôn, v.v. – cùng với lời giải thích và bằng chứng về nỗ lực lấy hồ sơ khai sinh chính thức. IRCC sẽ đánh giá tất cả tài liệu và thông tin được gửi và có thể yêu cầu thêm bằng chứng trước khi đưa ra quyết định.

Đối với các trường hợp phức tạp hơn – bao gồm từ bỏ quốc tịch, tổ tiên bản địa, nhận con nuôi hoặc thần dân Anh có nhập tịch – có thể phát sinh các cân nhắc bổ sung. Người nộp đơn cần hướng dẫn cụ thể cho trường hợp của mình có thể liên hệ với đại diện di trú được ủy quyền.