Những người xin xác nhận quốc tịch Canada theo huyết thống (citizenship by descent) sống bên ngoài Canada và Mỹ có thể tránh được vài tháng chờ đợi nếu chỉ định một người đại diện tại Canada nộp hồ sơ thay mình. Người đại diện là người bạn ủy quyền làm việc với Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC). Họ có thể được trả lương hoặc không, và một người thân hay bạn bè ở Canada có thể đảm nhận miễn phí.
IRCC khuyến cáo người nộp đơn từ nước ngoài (ngoài Canada và Mỹ) cộng thêm 3-4 tháng vào thời gian xử lý công bố. Những tháng này bao gồm thời gian gửi thư và cộng thêm vào thời gian chờ đợi đã công bố để nhận giấy chứng nhận quốc tịch – giấy tờ chứng minh bạn là công dân Canada. Hiện tại, thời gian chờ này đã gần ba năm.
Tại sao hồ sơ từ nước ngoài mất nhiều thời gian hơn
Hầu hết người xin quốc tịch theo huyết thống phải nộp hồ sơ giấy. Ứng dụng trực tuyến của IRCC chỉ dành cho một nhóm nhỏ, chẳng hạn như người có cha/mẹ Canada sinh tại Canada từ ngày 15 tháng 2 năm 1977 trở đi. Nếu bạn sống ở Canada hoặc Mỹ, thông thường bạn gửi hồ sơ giấy đến Trung tâm Xử lý Hồ sơ Sydney, Nova Scotia. Nếu sống ở nơi khác, IRCC yêu cầu gửi đến đại sứ quán, cao ủy hoặc lãnh sự quán Canada phụ trách khu vực của bạn. Nhân viên ở đó sẽ chuyển tiếp đến IRCC tại Canada.
Điều đáng lưu ý: thời gian xử lý hồ sơ bắt đầu từ ngày IRCC nhận được hồ sơ hoàn chỉnh tại Canada. Những tháng hồ sơ nằm trên đường vận chuyển không được tính vào thời gian này. Bộ Ngoại giao Canada cũng liệt kê những việc các văn phòng ở nước ngoài không làm: họ không kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, không xác minh giấy tờ, không xác nhận đã nhận hồ sơ và không cung cấp thông tin cập nhật tình trạng. Thông báo đầu tiên bạn nhận được từ IRCC là thư xác nhận đã nhận hồ sơ (AOR), có thể mất vài tháng đối với hồ sơ giấy.
Người đại diện tại Canada giúp rút ngắn khoảng cách
Một người đại diện ở Canada có thể gửi hồ sơ giấy của bạn đến Trung tâm Xử lý Hồ sơ Sydney, Nova Scotia. Hồ sơ của bạn sẽ bỏ qua đại sứ quán và tuyến thư quốc tế. Tuy nhiên, người đại diện không thể đẩy nhanh quá trình xem xét của IRCC. IRCC nêu rõ trên mẫu đại diện rằng việc sử dụng người đại diện không mang lại sự chú ý đặc biệt hay xử lý nhanh hơn. Tổng thời gian chờ còn phụ thuộc vào viên chức xử lý hồ sơ và có thể kéo dài hơn thời gian công bố. Những tháng gửi thư là phần bạn có thể kiểm soát.
Bạn không cần phải trả tiền cho người đại diện. IRCC chấp nhận người đại diện không được trả lương, bao gồm người thân, bạn bè và bên thứ ba không thu phí. Một người thân hoặc bạn bè đáng tin cậy có thể đảm nhận vai trò này. Bạn hoàn thành và ký các mẫu đơn. Người đại diện của bạn gửi hồ sơ từ Canada và làm việc với IRCC thay bạn. Thỏa thuận phải không được trả lương. IRCC coi bất kỳ ai nhận tiền hoặc bồi thường khác là người đại diện được trả lương. Người đại diện được trả lương phải có giấy phép hành nghề, và IRCC có thể trả lại hoặc từ chối hồ sơ sử dụng người đại diện không được ủy quyền. Người đại diện cũng sẽ nhận thư từ IRCC thay bạn, vì vậy họ cần mở thư và chuyển cho bạn.
Chính phủ Canada chỉ ủy quyền cho ba nhóm người được thu phí đại diện di trú: luật sư và trợ lý luật sư đang hành nghề tốt tại đoàn luật sư tỉnh hoặc vùng lãnh thổ Canada; công chứng viên thuộc Chambre des notaires du Québec; và chuyên gia tư vấn đang hành nghề tốt tại College of Immigration and Citizenship Consultants. Người đại diện được trả lương không có ảnh hưởng đặc biệt đến viên chức IRCC. Cùng một hồ sơ sẽ có cùng quyết định dù có hay không có người đại diện. Giá trị của họ nằm ở công việc trước khi hồ sơ được nộp.
IRCC xử lý một số đơn xin giấy chứng nhận quốc tịch trước hàng đợi nếu đáp ứng điều kiện xử lý khẩn cấp. Lý do đủ điều kiện bao gồm xin việc, đi học, nhận lương hưu hoặc chăm sóc sức khỏe. Trường hợp tử vong hoặc bệnh nặng trong gia đình cũng có thể được xem xét nếu bạn không thể xin hộ chiếu từ quốc tịch khác. Luật sư có thể đánh giá liệu tình huống của bạn có phù hợp với tiêu chí của IRCC và chuẩn bị yêu cầu. IRCC yêu cầu thư giải thích và bằng chứng hỗ trợ, chẳng hạn như thư từ nhà tuyển dụng hoặc lịch trình du lịch đã thanh toán. IRCC không đảm bảo cấp giấy chứng nhận kịp thời ngay cả khi yêu cầu đủ điều kiện.
Các văn phòng ở nước ngoài không xem xét hồ sơ của bạn, vì vậy không ai kiểm tra trước khi hồ sơ đến IRCC. Luật sư có thể xem xét trước khi nộp. Việc xem xét này vẫn quan trọng theo quy định mới của IRCC. Từ ngày 1 tháng 3 năm 2026, viên chức thực hiện kiểm tra tối thiểu tính đầy đủ đối với hồ sơ giấy từ ngoài Canada và Mỹ. Họ trả lại hồ sơ nếu thiếu một trong bốn mục: chữ ký bắt buộc, bằng chứng thanh toán, ảnh hợp lệ và mẫu đơn hoàn chỉnh (CIT 0001). Viên chức có thể chấp nhận hồ sơ thiếu các mục khác và yêu cầu bổ sung sau, mỗi lần như vậy lại thêm một vòng gửi thư và chờ đợi.
Yêu cầu qua ông bà cố (ví dụ) thường cần ít nhất bốn giấy khai sinh qua các thế hệ. IRCC muốn hồ sơ do cơ quan gốc cấp, như văn phòng thống kê sinh tử cấp tỉnh. Nếu không tìm thấy hồ sơ, bạn phải giải thích bằng văn bản và chứng minh đã cố gắng lấy. Luật sư có thể giúp tìm hồ sơ và ghi lại những nỗ lực đó nếu không có sẵn.
Bạn phải khai báo mọi người đại diện với IRCC, dù được trả lương hay không, trên mẫu Use of a Representative (IMM 5476). Kèm mẫu này trong hồ sơ giấy. Nếu đã nộp, bạn có thể gửi qua biểu mẫu web của IRCC. Bạn chỉ có thể chỉ định một người đại diện cho mỗi hồ sơ tại một thời điểm. Người đại diện không khai báo có thể khiến IRCC từ chối hồ sơ. Người chỉ kiểm tra tình trạng hồ sơ không phải là người đại diện; IRCC sử dụng mẫu riêng là Authority to Release Personal Information to a Designated Individual (IMM 5475).
Mẹo hữu ích: Yêu cầu bản điện tử giấy chứng nhận quốc tịch có thể tiết kiệm thêm thời gian. Người nộp hồ sơ giấy có thể yêu cầu giấy chứng nhận quốc tịch điện tử (e-certificate). Bạn chọn trên mẫu đơn và cung cấp địa chỉ email. Nếu IRCC chấp thuận, bạn tải e-certificate dưới dạng PDF. Bộ Ngoại giao cho biết giấy chứng nhận giấy mất nhiều thời gian hơn để đến tay người nộp đơn ở nước ngoài. E-certificate cũng được coi là bằng chứng hợp lệ khi xin hộ chiếu Canada. Khi có người đại diện, IRCC gửi email hướng dẫn tải cho họ. Bạn cũng có thể tạo tài khoản IRCC Portal để tự tải giấy chứng nhận.
