Mọi hồ sơ xin chứng nhận quốc tịch Canada (proof of citizenship), kể cả hồ sơ của người có quốc tịch theo huyết thống từ cha mẹ, đều phải kèm hai giấy tờ tùy thân hợp lệ. Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) dùng hai giấy tờ này để xác nhận người nộp đúng là người có tên trong đơn. Chỉ cần thiếu một chi tiết, hồ sơ có thể bị trả lại.
Mỗi giấy tờ phải đáp ứng ba điều kiện:
- Cả hai đều ghi đầy đủ họ tên và ngày sinh.
- Ít nhất một giấy tờ có ảnh của người nộp.
- Cả hai còn hiệu lực vào ngày nộp hồ sơ.
Những giấy tờ được chấp nhận
IRCC đưa ra một số giấy tờ do chính phủ liên bang, tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ của Canada cấp mà người nộp có thể dùng:
- Hộ chiếu
- Bằng lái xe
- Giấy thông hành (travel document)
- Thẻ bảo hiểm y tế
- Thẻ chứng nhận đủ tuổi trưởng thành (age of majority card)
- Thẻ người cao tuổi
- Thẻ chứng nhận tư cách người bản địa (Certificate of Indian Status)
IRCC lưu ý danh sách này chỉ mang tính ví dụ, chưa đầy đủ và không xếp theo thứ tự ưu tiên.
Với người sống ngoài Canada, chưa từng có giấy tờ Canada, IRCC cho phép dùng giấy tờ do chính phủ nước ngoài cấp, miễn là có chức năng tương đương với các loại trong danh sách trên. Người Mỹ là nhóm nộp hồ sơ chứng nhận quốc tịch nhiều nhất, đông hơn cả chín quốc gia xếp sau cộng lại, và nhiều người trong số họ chưa bao giờ có giấy tờ tùy thân Canada. Chẳng hạn, hộ chiếu Mỹ hay bằng lái xe do tiểu bang cấp được xem như bản tương đương của giấy tờ Canada. Nếu giấy tờ nước ngoài không viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, người nộp phải gửi kèm bản dịch và bản tuyên thệ (affidavit) của người dịch.
Bảng dưới đây đối chiếu các giấy tờ trong danh sách của IRCC với loại giấy tờ Mỹ gần tương đương nhất, cho thấy không phải loại nào cũng đủ thông tin họ tên, ngày sinh và ảnh:
| Giấy tờ trong danh sách IRCC | Tương đương gần nhất tại Mỹ | Có họ tên, ngày sinh và ảnh? |
|---|---|---|
| Hộ chiếu | Hộ chiếu Mỹ | Có |
| Bằng lái xe | Bằng lái xe do tiểu bang cấp | Có |
| Giấy thông hành | Thẻ hộ chiếu Mỹ (US passport card) | Có |
| Thẻ chứng nhận đủ tuổi trưởng thành | Thẻ căn cước do tiểu bang cấp (không phải bằng lái) | Có |
| Thẻ bảo hiểm y tế | Thẻ Medicare hoặc thẻ bảo hiểm y tế tư nhân | Thẻ Medicare: chỉ có họ tên. Thẻ tư nhân: tùy loại |
| Thẻ người cao tuổi | Không có loại phổ biến tương đương | Tùy loại |
| Thẻ chứng nhận tư cách người bản địa | Không có loại tương đương trực tiếp | — |
Một luật sư di trú được CIC News hỏi ý kiến khuyên nên ưu tiên hộ chiếu, thẻ thông hành do chính phủ cấp và bằng lái xe. Cả ba loại đều có họ tên, ngày sinh và ảnh, nên chọn bất kỳ hai loại nào cũng đáp ứng trọn yêu cầu. Người mang hai quốc tịch, ví dụ Anh và Mỹ, có thể nộp luôn hai hộ chiếu còn hạn.
Lỗi thường gặp và những giấy tờ bị từ chối
Theo luật sư này, lỗi phổ biến nhất là nộp giấy tờ đã hết hạn hoặc sắp hết hạn. Nhiều người lấy đại giấy tờ có sẵn trong tay, nghĩ rằng hộ chiếu cũ vẫn chứng minh được danh tính vì tên, ảnh và ngày sinh không đổi. Nhưng IRCC yêu cầu giấy tờ còn hiệu lực, nên giấy tờ hết hạn không đạt. Trước khi gửi hồ sơ, hãy kiểm tra hạn của cả hai giấy tờ; nếu một trong hai đã hết hạn, cần gia hạn trước hoặc chọn loại khác.
Trẻ nhỏ thường chưa có bằng lái, có khi chưa có cả hộ chiếu. Nếu nộp hồ sơ cho trẻ vị thành niên không có đủ hai giấy tờ, hoặc không có giấy tờ nào có ảnh, IRCC hướng dẫn gửi kèm thư giải thích, nêu rõ trẻ đang thiếu loại giấy tờ nào. Hướng dẫn nghiệp vụ của IRCC cho phép cán bộ xét linh hoạt khi người nộp là trẻ ở độ tuổi mẫu giáo.
IRCC không chấp nhận các giấy tờ sau làm giấy tờ tùy thân:
- Giấy khai sinh
- Thẻ Số bảo hiểm xã hội (SIN)
- Thẻ ngân hàng
- Thẻ tín dụng
- Giấy chứng nhận quốc tịch Canada cấp trước đây
Quy định về giấy khai sinh dễ gây nhầm lẫn cho người xin quốc tịch theo huyết thống, vì họ vẫn phải nộp giấy khai sinh ở phần khác của hồ sơ. IRCC dùng giấy khai sinh để xác định ngày, nơi sinh và chứng minh quan hệ giữa con với cha mẹ. Vì vậy giấy khai sinh vẫn phải có trong hồ sơ, chỉ là không được tính là một trong hai giấy tờ tùy thân.
Trước khi nộp, người đọc nên rà lại: đã có đủ hai giấy tờ, cả hai ghi họ tên và ngày sinh, ít nhất một loại có ảnh, không loại nào hết hạn, giấy tờ nước ngoài không phải tiếng Anh hay tiếng Pháp đã có bản dịch và bản tuyên thệ, hồ sơ của trẻ thiếu giấy tờ đã có thư giải thích, và không dùng giấy khai sinh, thẻ SIN, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng hay giấy chứng nhận quốc tịch cũ thay cho giấy tờ tùy thân. Vài phút kiểm tra hạn giấy tờ có thể giúp tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc chậm xử lý.
