Nhiều người đang lần lại gốc gác gia đình để xin chứng nhận quốc tịch Canada theo huyết thống. Đây là việc ngày càng nhiều người Mỹ theo đuổi. Sau nhiều tháng viết thư, trả phí và chờ đợi một cơ quan lưu trữ ở nước ngoài, họ nhận về giấy khai sinh của ông bà: bản chính thức, hợp lệ, nhưng viết bằng một thứ tiếng họ không đọc được. Tin tốt là giấy tờ không viết bằng tiếng Anh hay tiếng Pháp vẫn được chấp nhận trong hồ sơ xin chứng nhận quốc tịch Canada (proof of Canadian citizenship).

Điều kiện là khi nộp cho Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC), giấy tờ đó phải đi kèm hai thứ: một bản dịch đầy đủ và một bản tuyên thệ (affidavit) của người dịch xác nhận bản dịch chính xác.

Những gì IRCC yêu cầu

IRCC đòi hỏi giấy tờ “xác thực, đáng tin cậy và có thể kiểm chứng” cho từng thế hệ trong dòng họ, do chính cơ quan gốc cấp, chẳng hạn cơ quan hộ tịch quốc gia, văn phòng hộ tịch cấp tỉnh hoặc kho lưu trữ nhà nước. Tuy vậy, cơ quan lưu trữ nước ngoài không phải lúc nào cũng gửi đúng thứ bạn xin. Ví dụ, bạn đề nghị bản khai sinh đầy đủ nhưng lại nhận bản trích lục rút gọn.

Vì thế, trước khi trả tiền thuê dịch, hãy kiểm tra sơ bộ bằng ứng dụng dịch qua camera điện thoại hoặc công cụ dịch trực tuyến miễn phí. Mục đích là xem tiêu đề giấy tờ là khai sinh, rửa tội, kết hôn hay khai tử, và tên, ngày tháng có khớp với người trong dòng họ hay không.

Với mỗi giấy tờ không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, bạn nộp cùng lúc ba thứ:

• Bản sao màu rõ nét của chính giấy tờ đó
• Bản dịch đầy đủ sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp
• Bản tuyên thệ của người đã dịch

Có một ngoại lệ: dịch giả được chứng nhận tại Canada, tức là hội viên đang hoạt động hợp lệ của một hiệp hội dịch thuật và phiên dịch cấp tỉnh hoặc vùng lãnh thổ, không cần cung cấp bản tuyên thệ. Với hồ sơ xin chứng nhận quốc tịch, dùng dịch giả có chứng nhận tại Canada thường giúp bạn khỏi phải lo bản tuyên thệ hay hẹn công chứng.

Ở Canada, việc chứng nhận dịch giả do từng tỉnh quản lý chứ không có cấp liên bang. Phần lớn các hiệp hội cấp tỉnh là thành viên của Hội đồng Dịch giả, Thuật ngữ học và Phiên dịch Canada (CTTIC), còn hội nghề nghiệp OTTIAQ của Quebec có khung chứng nhận riêng. Các tổ chức chính gồm:

• Ontario: Association of Translators and Interpreters of Ontario (ATIO)
• Quebec: Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec (OTTIAQ)
• British Columbia: Society of Translators and Interpreters of British Columbia (STIBC)
• Alberta: Association of Translators and Interpreters of Alberta (ATIA)
• Manitoba: Association of Translators, Terminologists and Interpreters of Manitoba (ATIM)
• Saskatchewan: Association of Translators and Interpreters of Saskatchewan (ATIS)
• Nova Scotia: Association of Translators and Interpreters of Nova Scotia (ATINS)
• New Brunswick: Corporation of Translators, Terminologists and Interpreters of New Brunswick (CTINB)

Các tổ chức này đều có danh bạ hoặc danh sách hội viên trực tuyến. Nhiều nơi cho tìm theo cặp ngôn ngữ, một số còn lọc được theo chuyên môn. Lưu ý là một số danh bạ có cả ứng viên hoặc hội viên liên kết, nên cần xác nhận người bạn chọn đang được ghi là dịch giả có chứng nhận, chứ không chỉ là hội viên hay ứng viên.

Ai không được dịch và cách làm bản tuyên thệ

Bạn không được tự dịch giấy tờ của mình, và người thân cũng vậy. Danh sách loại trừ của IRCC khá dài: cha mẹ, người giám hộ, anh chị em, vợ hoặc chồng, bạn đời sống chung hoặc bạn đời gắn bó (conjugal partner), ông bà, con, cô dì chú bác, cháu và anh chị em họ đời thứ nhất. Đây là lỗi rất hay gặp, vì người biết tiếng Ý, tiếng Tagalog hay tiếng Ukraine trong nhà thường lại chính là người cô đã khởi xướng việc tìm hiểu gia phả. Dù bà thông thạo hay có bằng cấp đến đâu, bản dịch đứng tên bà sẽ không được chấp nhận.

Hậu quả có thể lan rộng: nếu bạn gửi hồ sơ của nhiều thành viên trong cùng một bưu kiện và chỉ một bộ thiếu sót, IRCC sẽ trả lại tất cả. Vì vậy, nên chi tiền cho một dịch giả đã từng xử lý loại giấy tờ này.

Nếu không dùng dịch giả có chứng nhận tại Canada, hồ sơ bắt buộc phải có bản tuyên thệ của người dịch. Đây là văn bản ngắn, trong đó người dịch khẳng định họ thông thạo cả hai ngôn ngữ và bản dịch trung thực, chính xác so với bản gốc. Họ ký trước mặt người có thẩm quyền nhận tuyên thệ. Nhờ vậy, đây là lời tuyên thệ có giá trị pháp lý chứ không chỉ là lời khẳng định, và IRCC có người chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung mà nhân viên xét duyệt đang đọc.

• Tại Canada: tuyên thệ trước công chứng viên (notary public), ủy viên nhận tuyên thệ (commissioner of oaths) hoặc ủy viên nhận bản khai (commissioner for taking affidavits). Ai được làm việc này tùy từng tỉnh, vùng lãnh thổ.
• Ngoài Canada: tuyên thệ trước công chứng viên. Quy định về người được nhận tuyên thệ khác nhau theo từng nước.

Tại Mỹ, công chứng viên do từng bang bổ nhiệm chứ không phải liên bang, khá phổ biến và thường không đắt. Có thể tìm ở ngân hàng hoặc hiệp hội tín dụng (nhiều nơi công chứng miễn phí cho chủ tài khoản), cửa hàng dịch vụ gửi hàng và hộp thư, thư viện công cộng và văn phòng thư ký quận (thường miễn phí hoặc chỉ vài đô la), văn phòng luật và công ty bảo hiểm quyền sở hữu, hoặc tra cứu trên trang của văn phòng Ngoại trưởng bang (secretary of state).

Còn nếu giấy tờ viết bằng tiếng Pháp, bạn không cần dịch gì cả, vì đây là một trong hai ngôn ngữ chính thức của Canada. Điều này áp dụng cho khá nhiều hồ sơ: giấy tờ từ Quebec, từ cộng đồng Acadia ở vùng Maritimes, và từ Pháp, Bỉ, Haiti cùng một số nơi ở Tây Phi có thể đưa thẳng vào bộ hồ sơ.

Tóm lại, trước khi nộp, hãy kiểm tra giấy tờ đúng loại cần thiết, chọn người dịch không thuộc diện người thân bị loại trừ, và đảm bảo mỗi giấy tờ ngoại ngữ đi kèm đủ bản dịch cùng bản tuyên thệ, trừ khi người dịch là dịch giả có chứng nhận tại Canada. Một bộ thiếu sót có thể khiến cả bưu kiện hồ sơ của gia đình bị trả về.