Khi xin quốc tịch Canada theo diện dòng dõi, người nộp đơn thường gặp khó khăn khi tên trên các giấy tờ cũ không khớp nhau. Ví dụ, bà cố của bạn có thể được ghi là Marie trong sổ rửa tội năm 1903, nhưng lại là Mary trên giấy chứng nhận kết hôn năm 1924. Sự khác biệt này có thể khiến hồ sơ bị trả về để yêu cầu bổ sung.
Tuy nhiên, cơ quan hộ tịch Quebec (Directeur de l'état civil – DEC) hiện có quyền điều chỉnh tên trên giấy tờ hộ tịch để khớp với giấy khai sinh, giúp người nộp đơn tiết kiệm thời gian và tránh phải nộp lại hồ sơ. Quyền này có hiệu lực từ ngày 11/6/2026 và không mất phí, nhưng chỉ áp dụng cho giấy tờ do Quebec cấp.
Hai cơ quan lưu giữ hồ sơ tại Quebec
Hồ sơ dưới 100 năm tuổi do DEC quản lý, còn hồ sơ cũ hơn (từ năm 1621) thuộc Thư viện và Lưu trữ Quốc gia Quebec (BAnQ). Mỗi năm, DEC chuyển một năm hồ sơ sang BAnQ. Lưu ý: IRCC không chấp nhận giấy khai sinh và giấy chứng nhận kết hôn của Quebec cấp trước ngày 1/1/1994.
Quyền điều chỉnh tên của DEC có thể giúp sửa các lỗi như sai chính tả, sai nơi chốn, sai ngày tháng, hoặc làm cho tên trên giấy tờ khớp với giấy khai sinh. Ví dụ, một phụ nữ sinh tại Brazil có tên Maria trên giấy khai sinh, nhưng tên Marie trên giấy chứng nhận kết hôn tại Quebec; DEC có thể điều chỉnh giấy chứng nhận kết hôn thành Maria nếu có bản dịch công chứng (nếu giấy tờ không phải tiếng Anh hoặc tiếng Pháp).
Việc điều chỉnh này không mất phí, nhưng sẽ hủy giấy chứng nhận đã cấp trước đó, do đó bạn phải trả phí để xin cấp lại. DEC cũng có thể tự động sửa lỗi trong quá trình xử lý hồ sơ mà không cần yêu cầu từ người liên quan, điều này có thể làm thay đổi hồ sơ của bạn.
Hiện chưa rõ quyền này có áp dụng cho hồ sơ tại BAnQ hay không. Với tổ tiên trước năm 1926, bạn nên giả định rằng quyền này không áp dụng cho đến khi DEC xác nhận.
Ai có thể yêu cầu điều chỉnh?
Đối với giấy khai sinh, DEC chấp nhận yêu cầu từ người đã thành niên mà lỗi liên quan, cha hoặc mẹ của trẻ vị thành niên, hoặc cha hoặc mẹ của người đã thành niên. Người đã thành niên phải đồng ý với việc điều chỉnh trên giấy tờ của họ, ngay cả khi cha mẹ nộp đơn.
Đối với giấy chứng tử, DEC chấp nhận yêu cầu từ người khai tử, giám đốc nhà tang lễ, vợ/chồng hoặc vợ/chồng theo luật dân sự, cha mẹ hoặc con của người đã mất. Cháu và chắt không nằm trong danh sách này, điều này quan trọng nếu bạn truy tìm nhiều thế hệ.
Nếu có khai báo sai có chủ đích (ví dụ khai giảm tuổi khi kết hôn), chỉ có tòa án mới có thể thay đổi.
Thứ tự làm việc để xác minh chính tả tên
Nhiều người nộp đơn lãng phí tiền vì đặt mua hồ sơ trước khi biết nội dung. Thay vào đó, hãy làm theo trình tự sau:
- Xem hình ảnh miễn phí trên BAnQ: BAnQ đã số hóa nhiều sổ giáo xứ và đăng tải trực tuyến miễn phí.
- Ghi chép chính xác cách viết tên, ngày tháng, giáo xứ và tên cha mẹ như trong hồ sơ.
- Xác định xem bạn cần điều chỉnh hay bản sao chứng thực, hoặc không cần gì nếu hồ sơ hiện có đã khớp.
- Chỉ đặt mua những giấy tờ cần thiết cho từng thế hệ.
- Nếu bỏ qua bước 1-3, bạn có thể phải trả 350 đô la cho một hồ sơ có tên sai, rồi lại trả thêm để sửa.
Quyền tiếp cận hồ sơ DEC
DEC chỉ cấp giấy tờ cho người có tên trong hồ sơ hoặc người chứng minh được quyền lợi hợp pháp. Nếu tên bạn không có trong hồ sơ, bạn phải nêu lý do và đính kèm bản sao giấy tờ chính thức hỗ trợ (ví dụ giấy ủy quyền hoặc di chúc).
Đối với người đã mất, quy định nới lỏng hơn: vợ/chồng, con, anh chị em ruột không cần giấy tờ hỗ trợ, chỉ cần chứng minh mối quan hệ (ví dụ giấy khai sinh của bạn nếu sinh tại Quebec, hoặc bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn của bạn với người đó).
Ví dụ: Với hồ sơ bốn thế hệ, khoảng tám giấy tờ cần thiết, chia cho ba nguồn. Giấy rửa tội năm 1905 của bà cố nằm tại BAnQ (trên 100 năm), không cần chứng minh quyền lợi. Giấy kết hôn năm 1928 tại Quebec (98 năm) vẫn do DEC quản lý, và bạn là chắt, không thuộc danh sách được nới lỏng, nên phải nộp lý do kèm giấy tờ. Năm hoặc sáu giấy tờ còn lại (khai sinh, kết hôn, khai tử tại Mỹ) tuân theo quy định của từng bang.
Chi phí giữa hai nguồn rất khác nhau: BAnQ tính phí 350 đô la cho bản sao chứng thực đầu tiên (đối với người không cư trú Quebec) và 100 đô la cho mỗi bản tiếp theo, trong khi cư dân Quebec chỉ trả 55 đô la. DEC rẻ hơn nhiều: giấy khai sinh giá 46,75 đô la trực tuyến hoặc 64,25 đô la qua đường bưu điện; xử lý nhanh 75 đô la trực tuyến nhưng chỉ gửi trong Canada, nên người ở Mỹ phải dùng dịch vụ thường.
Thời gian xử lý cũng khác nhau: DEC công bố 10 ngày làm việc (chưa kể thời gian giao nhận), còn BAnQ tùy thuộc vào từng trung tâm lưu trữ và không cam kết thời gian. Vì vậy, hãy lên kế hoạch cho hồ sơ DEC trong vài tuần, nhưng coi BAnQ là yếu tố không chắc chắn và nộp đơn sớm nhất có thể.
Khi không tìm thấy hồ sơ
IRCC yêu cầu hồ sơ phải dựa trên giấy tờ xác thực, đáng tin cậy và có thể kiểm chứng cho mỗi thế hệ, do cơ quan ban hành gốc cấp. Nếu không thể lấy được giấy tờ chính thức, bạn phải giải thích bằng văn bản và chứng minh đã cố gắng tìm kiếm.
Quebec có thể giúp một phần: DEC cấp giấy xác nhận (attestation) về việc có hay không có hồ sơ trong sổ hộ tịch, nhưng giấy này không thay thế giấy chứng nhận và nhiều tổ chức không chấp nhận. BAnQ không cấp giấy xác nhận về việc không có hồ sơ; nếu không tìm thấy, họ chỉ gửi email thông báo. Với tổ tiên trước năm 1926, bạn cần lưu email đó và ghi chép quá trình tìm kiếm.
Đặt mua giấy tờ đúng quy trình
DEC có thể yêu cầu thêm thông tin nếu bạn đặt mua nhiều giấy tờ hoặc nộp đơn nhiều lần. BAnQ yêu cầu đặt tất cả giấy tờ trong một đơn trực tuyến duy nhất; nếu nộp đơn thứ hai, BAnQ sẽ không xử lý. BAnQ không nhận yêu cầu qua điện thoại, email hoặc trực tiếp.
