Khi chuẩn bị hồ sơ xin quốc tịch Canada theo diện thừa kế (citizenship by descent), người nộp đơn có thể cân nhắc bổ sung một loại tài liệu không nằm trong danh sách kiểm tra nhưng có thể hỗ trợ đáng kể cho hồ sơ: thư xin việc (cover letter).

Luật sư di trú Reena Sandhu tại Cohen Immigration Law giải thích thư xin việc là gì và khi nào người nộp đơn nên sử dụng trong hồ sơ của mình.

Thư xin việc trong hồ sơ xin quốc tịch Canada là gì?

Thư xin việc cho phép người nộp đơn trình bày mục đích của hồ sơ, phác thảo hoàn cảnh của mình, cung cấp chi tiết về tổ tiên người Canada, liệt kê các tài liệu đã nộp và nêu rõ các sự kiện hoặc tình huống không dễ thấy từ phần còn lại của hồ sơ.

Trong các trường hợp đơn giản, thư xin việc là tùy chọn. Nếu người nộp đơn, cha mẹ hoặc ông bà sinh tại Canada, và mọi tài liệu trong danh sách kiểm tra đều đầy đủ, không có sai lệch về tên hoặc ngày tháng, thì không cần thư xin việc.

Tuy nhiên, trong trường hợp thiếu tài liệu cần thiết – chẳng hạn như giấy khai sinh trong chuỗi quan hệ gia đình Canada – thư xin việc trở thành bắt buộc. Nó cũng được khuyến nghị mạnh mẽ cho bất kỳ hồ sơ nào có nhiều thế hệ. Càng nhiều thế hệ giữa người nộp đơn và tổ tiên người Canada, thì càng có nhiều tên, ngày tháng và tài liệu mà nhân viên xét duyệt phải ghép nối. Thư xin việc giúp kết nối các điểm trong những trường hợp như vậy.

Để xác định xem trường hợp của bạn có cần thư xin việc hay không, hãy tự hỏi các câu hỏi sau, sau đó xem xét tài liệu của bạn và kiểm tra xem hồ sơ của bạn đã trả lời chúng chưa:

• Tên của tổ tiên bạn có xuất hiện giống nhau trên mọi hồ sơ không?
• Các ngày tháng có khớp nhau không, hay năm sinh thay đổi giữa các tài liệu?
• Có tài liệu nào trong chuỗi bị thiếu hoàn toàn không?
• Có bao nhiêu thế hệ ngăn cách bạn với tổ tiên người Canada của mình?
• Bạn có biết tổ tiên đó trở thành công dân Canada bằng cách nào – sinh ra tại Canada hay nhập tịch?

Thư xin việc nên bao gồm những gì?

Thư xin việc nên cung cấp cho nhân viên xét duyệt mọi thứ họ cần để hiểu yêu cầu của bạn một cách nhanh chóng, thay vì phải dựng lại từ các tài liệu.

Thông thường, thư xin việc cần nêu rõ:

• Người nộp đơn, hoàn cảnh và cấu trúc thế hệ (mối quan hệ với tổ tiên người Canada, bao gồm số thế hệ cách biệt);
• Tổ tiên “neo” (anchor ancestor), tức người mà toàn bộ yêu cầu quốc tịch dựa trên, và cơ sở cho tình trạng của người đó;
• Mọi sai lệch về tên, khoảng trống ngày tháng hoặc hồ sơ mâu thuẫn giữa các tài liệu;
• Mọi tài liệu bị thiếu, cùng với các tài liệu thay thế được sử dụng; và
• Liệu có yêu cầu xử lý khẩn cấp hay không, và lý do.

Dòng dõi càng được trình bày rõ ràng trên giấy, từ người nộp đơn đến tổ tiên người Canada, thì hồ sơ càng dễ cho nhân viên xét duyệt, và sự rõ ràng đó có lợi cho người nộp đơn.

Nếu bạn đã thuê luật sư hoặc chuyên gia tư vấn di trú được cấp phép, đội ngũ của họ sẽ soạn thảo thư xin việc. Luật sư sẽ xem xét tài liệu cùng với toàn bộ hồ sơ và đưa ra phản hồi về các điểm quan trọng cần bao gồm.

Tại sao thư xin việc có thể giúp ích cho hồ sơ của bạn?

Nhân viên xét duyệt hồ sơ của bạn phải truy vết một chuỗi liên tục từ bạn đến tổ tiên người Canada, bao gồm xác minh tên, ngày tháng, địa điểm và mối quan hệ giữa mỗi thế hệ.

Khi một tài liệu bị thiếu, nhân viên không biết liệu nó đã bị hủy, chưa từng tồn tại, hay chỉ đơn giản là không được gửi. Khi tên thay đổi giữa các hồ sơ, họ không biết liệu đó có phải cùng một người hay không. Nếu không được giải thích, những điều đó trông giống như các câu hỏi chưa được giải quyết thay vì chỉ là sai sót hành chính thông thường.

Việc liệt kê tất cả một cách rõ ràng giúp nhân viên kết nối các điểm.

Thư xin việc có giống thư xác nhận không có hồ sơ (no-record letter) không?

Không. Thư xác nhận không có hồ sơ là thư từ cơ quan có thẩm quyền ban đầu (như văn phòng thống kê hộ tịch hoặc lưu trữ) xác nhận rằng họ đã tìm kiếm tài liệu cụ thể bạn yêu cầu và không tìm thấy gì trong khoảng thời gian và địa điểm bạn chỉ định.

Thư xin việc được viết để giải thích dòng dõi của người nộp đơn, cơ sở tình trạng của họ và các chi tiết cần thiết khác.

Khi có khoảng trống trong tài liệu, cả thư xin việc và thư xác nhận không có hồ sơ có thể kết hợp tốt với nhau: thư xác nhận không có hồ sơ chứng minh rằng cơ quan có thẩm quyền ban đầu không thể tìm thấy hồ sơ, và thư xin việc giải thích điều đó có nghĩa gì cho trường hợp của người nộp đơn và cách khoảng trống được lấp đầy.

Thư xin việc có giống thư giải trình (letter of explanation) không?

IRCC quy định rằng bạn phải cung cấp thư giải trình (LOE) cho bất kỳ tài liệu cần thiết nào bị thiếu, không được bao gồm hoặc cần làm rõ thêm.

LOE khác với thư xin việc, vì thư xin việc cung cấp cái nhìn tổng thể hơn về tình huống của người nộp đơn, mặc dù hai tài liệu này có thể liên quan đến nhau; các phần của LOE có thể được bao gồm hoặc đề cập trong thư xin việc.

LOE có thể được nộp trong các tình huống như:

• Mô tả các nỗ lực của người nộp đơn để tìm các tài liệu bắt buộc không tồn tại;
• Sai lệch trong hồ sơ, chẳng hạn như cách viết tên khác nhau, biến thể năm sinh trong các tài liệu khác nhau, v.v.; và
• Khi có trẻ vị thành niên chỉ có một giấy tờ tùy thân trong hồ sơ.

Lưu ý rằng đây không phải là danh sách đầy đủ các tình huống mà người nộp đơn có thể cần bao gồm LOE. Có nhiều tình huống khác có thể xảy ra.

Nếu bạn đang cân nhắc nộp hồ sơ xin quốc tịch Canada nhưng không chắc chắn về cách soạn thảo thư xin việc, một luật sư di trú được cấp phép có thể xem xét bằng chứng và cho bạn biết những gì cần thiết.