Khi bạn phát hiện mình có thể là công dân Canada theo huyết thống, phần khó nhất của hồ sơ thường là giấy tờ liên quan đến những người sống cách đây nhiều thập kỷ. Có trường hợp hồ sơ chưa từng được tạo, có trường hợp từng tồn tại nhưng nay không còn. Để xử lý khoảng trống đó, Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) yêu cầu một loại giấy tờ gọi là thư xác nhận không có hồ sơ (no-record letter).
Thư xác nhận không có hồ sơ là gì?
Đây là văn bản trả lời từ cơ quan gốc – nơi tạo hoặc lưu giữ hồ sơ – xác nhận rằng họ đã tra cứu nhưng không tìm thấy tài liệu bạn cần cho đơn xin quốc tịch. Với giấy khai sinh, kết hôn, khai tử tại Canada, cơ quan gốc là phòng thống kê dân sự cấp tỉnh hoặc vùng lãnh thổ, hoặc cơ quan lưu trữ cấp tỉnh.
Thư này không phải bằng chứng quốc tịch và không thay thế giấy tờ bị thiếu. Nó chứng minh bạn biết hồ sơ có khoảng trống và đã cố gắng hết sức để tìm tài liệu cần thiết.
Khi nào cần thư xác nhận không có hồ sơ?
Danh mục kiểm tra giấy tờ chứng minh quốc tịch (CIT 0014) không đề cập cụ thể loại thư này. Nó chỉ được dùng khi không thể cung cấp giấy tờ bắt buộc, thường trong các trường hợp:
- Hồ sơ bị mất hoặc phá hủy do hỏa hoạn, lũ lụt, đóng cửa văn phòng.
- Cơ quan đã tra cứu nhưng không tìm thấy, có thể do tên bị viết sai, ghi theo biệt danh, hoặc đăng ký ở giáo xứ khác.
- Hồ sơ chưa từng được tạo, hoặc tồn tại nhưng không đúng dạng IRCC chấp nhận.
- Cần thể hiện nỗ lực: ngay cả khi biết trước sẽ không có kết quả, yêu cầu và trả lời vẫn cần thiết để đáp ứng yêu cầu của IRCC.
Thư xác nhận phải nêu rõ cơ quan đã tìm một người cụ thể, tại địa điểm và khoảng thời gian xác định, nhưng không có kết quả. Có thể là thư hoặc email trả lời, kèm thư từ có ngày tháng của bạn. Nếu không có, chính sách công bố trực tuyến của cơ quan lưu trữ xác nhận loại hồ sơ đó không được cấp cũng có thể được chấp nhận.
Ví dụ, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) lưu giữ hồ sơ hơn 100 năm tuổi và không cấp giấy khai sinh thời kỳ đó vì Quebec chỉ đăng ký khai sinh trong sổ đăng ký thành phố và giáo xứ. IRCC coi giấy khai sinh cấp tỉnh là bằng chứng chính, còn giấy rửa tội là bằng chứng phụ. Do đó, ứng viên nên nộp giấy rửa tội kèm xác nhận từ BAnQ rằng họ không cấp giấy khai sinh cho giai đoạn đó. BAnQ không cấp thư xác nhận không có hồ sơ, nên ứng viên có thể nộp email trả lời từ BAnQ.
Vì sao thư xác nhận không có hồ sơ ngày càng quan trọng?
Trước đây, IRCC đã yêu cầu giải trình một số khoảng trống. Tháng 6/2026, cơ quan này ban hành hướng dẫn cụ thể hơn về bằng chứng huyết thống khi không tìm thấy giấy tờ. Hướng dẫn cho Đơn xin Giấy chứng nhận Quốc tịch (CIT 0001) hiện có mục riêng về cách xử lý khi không thể cung cấp giấy tờ từ cơ quan gốc, với hai yêu cầu: giải thích bằng văn bản lý do không có giấy tờ (thư giải trình) và chứng minh đã cố gắng tìm kiếm (thư xác nhận không có hồ sơ).
Để có thư xác nhận, hãy bắt đầu từ tỉnh hoặc vùng lãnh thổ nơi sự kiện diễn ra. Cung cấp đầy đủ họ tên và các biến thể, ngày tháng ước tính, địa điểm, tên cha mẹ nếu có. Giữ lại mọi thư từ gửi đi và nhận về. Một số trường hợp có thể kiểm tra chính sách công bố trực tuyến của cơ quan lưu trữ hoặc thống kê dân sự.
Theo Hiệp hội Lưu trữ Canada, thư xác nhận không có hồ sơ không bắt buộc phải công chứng; email từ cơ quan lưu trữ hoặc tài liệu thể hiện kết quả tra cứu là đủ. Tuy nhiên, thư chính thức vẫn là bằng chứng mạnh nhất và nên được gửi kèm nếu có.
Thư xác nhận không có hồ sơ khác với thư giải trình (do bạn hoặc người đại diện viết) và thư xin việc (cover letter). Hai loại thư này bổ trợ cho nhau: thư xác nhận chứng minh giấy tờ thực sự không có, còn thư giải trình cho viên chức biết điều đó ảnh hưởng thế nào đến hồ sơ của bạn và bạn đang nộp gì thay thế.
Khoảng trống trong hồ sơ gia đình không nhất thiết dẫn đến từ chối nếu được ghi chép và giải thích đầy đủ. Với trường hợp phức tạp hoặc thiếu nhiều giấy tờ, luật sư di trú có thể giúp xác định khoảng trống nào dễ xử lý và khoảng trống nào cần lưu ý đặc biệt.
