Sau khi nhận được thư mời nộp hồ sơ (ITA) trong hệ thống Express Entry, ứng viên có 60 ngày để hoàn tất hồ sơ xin thường trú (PR) với đầy đủ giấy tờ. Một trong những rào cản lớn nhất là giấy chứng nhận cảnh sát (police certificate), vì thời gian cấp có thể kéo dài, thậm chí vài tháng, tùy quốc gia.
Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) yêu cầu ứng viên Express Entry cung cấp giấy chứng nhận cảnh sát cho tất cả các quốc gia nơi họ đã sống từ 6 tháng trở lên kể từ khi 18 tuổi (trừ Canada). Để tránh chậm trễ, IRCC khuyến cáo nên bắt đầu xin giấy tờ này ngay khi đã vào nhóm Express Entry.
Làm gì nếu không kịp xin giấy chứng nhận cảnh sát?
Nếu không thể có giấy chứng nhận cảnh sát đúng hạn, ứng viên vẫn có thể nộp hồ sơ nhưng cần cung cấp hai thứ: thư giải trình (letter of explanation) và bằng chứng đã cố gắng hết sức để xin giấy tờ này trước thời hạn 60 ngày. Bằng chứng chấp nhận được bao gồm biên lai thanh toán, xác nhận đặt hàng, mã theo dõi bưu điện, hoặc thư từ cơ quan cấp giải thích lý do chậm trễ.
Các tài liệu này phải được tải lên trường tương ứng trong danh sách kiểm tra hồ sơ. Nhân viên xét duyệt sẽ đánh giá và quyết định có chấp nhận hay không. Nếu không thuyết phục được rằng bạn đã thực hiện mọi bước hợp lý, hồ sơ có thể bị từ chối vì không đầy đủ.
Trong trường hợp không có đủ bằng chứng, lựa chọn tốt nhất là từ chối ITA. Khi đó, hồ sơ sẽ quay lại nhóm Express Entry (nếu chưa hết hạn) và có thể được xem xét trong các vòng mời sau, nhưng không đảm bảo sẽ nhận được ITA khác.
Trường hợp quốc gia yêu cầu thư yêu cầu từ IRCC
Một số quốc gia chỉ cấp giấy chứng nhận cảnh sát khi có thư yêu cầu chính thức từ IRCC. Nếu gặp tình huống này, ứng viên vẫn có thể nộp hồ sơ đúng hạn bằng cách tải lên tài liệu ghi rõ: “Tôi đang nộp hồ sơ từ một quốc gia yêu cầu thư yêu cầu chính thức từ IRCC để có giấy chứng nhận cảnh sát”. IRCC sẽ xem xét và nếu hồ sơ còn lại đầy đủ, họ sẽ gửi hướng dẫn thêm.
Giấy chứng nhận cảnh sát có thể có tên gọi khác nhau tùy quốc gia, như police clearance certificate, good conduct certificate, hay judicial record extract. Ứng viên cần nộp phí, ảnh, dấu vân tay và thông tin nơi cư trú. IRCC chỉ chấp nhận bản scan màu của bản gốc; bản sao công chứng hoặc bản sao không được ủy quyền sẽ bị từ chối. Nếu giấy tờ không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, cần kèm bản dịch từ người dịch được chứng nhận.
Về thời hạn hiệu lực: đối với quốc gia đang cư trú, giấy chứng nhận phải được cấp không quá 6 tháng trước ngày nộp hồ sơ PR. Đối với quốc gia đã từng sống từ 6 tháng liên tục trở lên sau 18 tuổi, giấy chứng nhận phải được cấp sau lần cư trú cuối cùng tại quốc gia đó.
