Trong hồ sơ xin quốc tịch Canada theo dòng dõi, mỗi thế hệ từ tổ tiên người Canada đến người nộp đơn đều cần có giấy tờ chứng minh. Tuy nhiên, Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) không xếp tất cả các tài liệu này ngang hàng nhau. Cơ quan này phân loại bằng chứng thành hai nhóm: tài liệu chính và tài liệu phụ, nhưng hiếm khi công bố chi tiết từng loại nằm ở nhóm nào.
Việc phân biệt hai nhóm này có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hồ sơ. Nếu một thế hệ trong chuỗi quan hệ chỉ được chứng minh bằng tài liệu phụ, IRCC có thể coi thế hệ đó là chưa được xác minh. Hồ sơ không thất bại vì thiếu số lượng giấy tờ, mà vì trọng lượng mà IRCC dành cho từng loại tài liệu.
Nguồn gốc của hai nhóm tài liệu
IRCC đã nêu rõ hai nhóm này trong bộ trình chiếu mà cơ quan trình bày với Hiệp hội Lưu trữ viên Canada (ACA) vào mùa hè năm 2026. ACA đã phát hành các trang trình chiếu này cho các thành viên với sự cho phép của IRCC.
Tài liệu chính là những giấy tờ IRCC yêu cầu phải cung cấp, một hoặc nhiều giấy tờ cho mỗi thế hệ trong chuỗi quan hệ. Tài liệu phụ là những giấy tờ IRCC có thể xem xét như một phần của hồ sơ. Sự khác biệt nằm ở chỗ “phải cung cấp” so với “có thể xem xét”.
Theo bộ trình chiếu của IRCC, nhân viên xét duyệt phải đánh giá tất cả bằng chứng liên quan mà người nộp đơn cung cấp. Lưu ý rằng “chính” và “phụ” ở đây nói về trọng lượng chứng cứ, không phải nguồn gốc tài liệu. Một tài liệu gốc có thể do cơ quan có thẩm quyền cấp, nhưng vẫn có thể được coi là tài liệu “phụ” theo khung phân loại này.
Thay đổi của IRCC vào tháng 6 năm 2026 về hướng dẫn xét quốc tịch theo dòng dõi tập trung vào nguồn gốc tài liệu. IRCC hiện yêu cầu mỗi hồ sơ phải đến từ cơ quan ban hành hoặc lưu trữ ban đầu, nhưng không bắt buộc phải chứng thực bản sao.
Những gì được coi là tài liệu chính?
Đối với mỗi thế hệ giữa người nộp đơn và người thân Canada, IRCC yêu cầu một hoặc nhiều giấy tờ sau, do cơ quan ban hành hoặc lưu trữ ban đầu cấp:
- Giấy khai sinh của tỉnh hoặc vùng lãnh thổ Canada
- Giấy khai sinh từ quốc gia khác thể hiện mối quan hệ cha mẹ – con cái trong thế hệ đó
- Giấy chứng nhận quốc tịch hoặc nhập tịch Canada
- Giấy chứng nhận đăng ký khai sinh ở nước ngoài hoặc Giấy chứng nhận giữ quốc tịch Canada
- Giấy chứng nhận nhập tịch Anh cấp tại Canada hoặc Newfoundland và Labrador
- Bằng chứng về tư cách thần dân Anh trước ngày 1 tháng 1 năm 1947, hoặc trước ngày 1 tháng 4 năm 1949 đối với Newfoundland và Labrador
- Bằng chứng về tình trạng thường trú nhân tại Canada trước ngày 1 tháng 1 năm 1947, hoặc trước ngày 1 tháng 4 năm 1949 đối với Newfoundland và Labrador
Những gì được coi là tài liệu phụ?
Nhóm thứ hai dài hơn và bao gồm:
- Hồ sơ bệnh viện về việc sinh
- Hồ sơ của bác sĩ hoặc nữ hộ sinh chứng kiến ca sinh
- Giấy chứng nhận và hồ sơ rửa tội
- Hồ sơ điều tra dân số
- Hồ sơ công báo Canada
- Danh sách hành khách trên tàu
- Hồ sơ kết hôn
- Hồ sơ tử vong
- Hồ sơ nhập cư, bao gồm hồ sơ khai hoang
- Hồ sơ quân đội
- Hộ chiếu
Theo bộ trình chiếu của IRCC, danh sách tài liệu phụ không đầy đủ.
Lưu ý rằng “phụ” trong bối cảnh này không giống với “bên thứ ba”. IRCC nói rằng hồ sơ không thể chỉ dựa vào tài liệu của bên thứ ba, và đưa ra ví dụ là bản in từ các trang web phả hệ và tiểu sử. Ví dụ, giấy rửa tội của ông cố, do giáo phận Quebec lưu giữ sổ đăng ký cấp, là tài liệu phụ từ cơ quan ban đầu. Ảnh chụp màn hình cùng giấy tờ đó từ một trang web phả hệ trả phí là tài liệu của bên thứ ba. Nguồn gốc của tài liệu vẫn là yếu tố quan trọng và được đề cập rõ trong hướng dẫn của IRCC sau khi cơ quan này thắt chặt quy định vào tháng 6 năm 2026.
Giấy rửa tội nằm trong nhóm phụ sẽ quan trọng với những ai truy tìm nguồn gốc qua Quebec, nơi sổ đăng ký giáo xứ đóng vai trò là sổ hộ tịch cho đến năm 1994.
Phải làm gì khi không thể có tài liệu chính?
Khi không thể lấy được tài liệu chính, vẫn có những bước có thể thực hiện theo hướng dẫn của IRCC để củng cố hồ sơ.
Đầu tiên là thay thế. Tài liệu phụ từ cơ quan ban đầu có thể mang một phần trọng lượng mà giấy khai sinh thường có. Chúng không hoàn toàn thay thế tài liệu chính, và nhân viên xét duyệt sẽ không coi chúng tương đương; tuy nhiên, chúng vẫn tốt hơn là để trống một thế hệ. Một khoảng trống không có gì sẽ khiến nhân viên không có gì để đánh giá.
Thứ hai là nộp bằng chứng về việc đã tìm kiếm tài liệu chính. IRCC yêu cầu người nộp đơn không thể cung cấp hồ sơ gốc phải trình bày bằng văn bản những nỗ lực đã thực hiện và giải thích lý do không thể cung cấp. Nếu bỏ qua bước này, tài liệu phụ của bạn có thể bị coi là đường tắt thay vì biện pháp cuối cùng.
Theo tóm tắt của ACA về phiên hỏi đáp, IRCC cho biết không bắt buộc phải có thư chính thức hoặc chứng thực “Không tìm thấy hồ sơ”. Thư điện tử trao đổi với cơ quan lưu trữ hoặc tài liệu cho thấy kết quả tìm kiếm là đủ. Thông tin này đến từ bản tường thuật của hiệp hội về phiên trao đổi bằng lời, không phải từ các trang trình chiếu.
Hầu hết các cơ quan lưu trữ và thống kê hộ tịch đều cấp thư xác nhận không có hồ sơ như phản hồi tiêu chuẩn cho việc tìm kiếm thất bại, vì vậy bạn có thể nhận được mà không cần yêu cầu. Nếu có, hãy nộp kèm. Thư này ghi lại nỗ lực tìm kiếm tốt hơn một chuỗi email chuyển tiếp.
Nhân viên xét duyệt quyết định điều gì?
IRCC quyết định các hồ sơ này dựa trên nguyên tắc cân bằng xác suất. Nhân viên xét duyệt cân nhắc mọi thứ bạn nộp và tự hỏi liệu yêu cầu của bạn có nhiều khả năng đúng hơn là sai hay không. Vì vậy, bạn không phải vượt qua một danh sách kiểm tra, mà là xây dựng một hồ sơ vững chắc qua từng thế hệ.
Để hồ sơ được chấp nhận và bạn được cấp giấy chứng nhận quốc tịch Canada (tài liệu cho phép bạn xin hộ chiếu), nhân viên IRCC phải tin rằng ít nhất có khả năng yêu cầu của bạn là hợp lệ và bằng chứng tài liệu bạn cung cấp đủ để hỗ trợ điều đó.
Việc thuê luật sư chuyên về quốc tịch có thể rất hữu ích, vì họ hiểu cách nhân viên IRCC đánh giá các hồ sơ này.
Tự phân loại tài liệu của bạn vào các nhóm
Hãy xem xét từng thế hệ, từ tổ tiên người Canada đến bạn. Với mỗi thế hệ, bạn có thể đánh giá mình có những tài liệu hỗ trợ nào và chúng thuộc nhóm nào. Hầu hết người nộp đơn rơi vào một trong năm trường hợp sau:
Đủ điều kiện. Mỗi thế hệ đều có tài liệu chính từ cơ quan ban đầu, và tên cùng ngày tháng khớp nhau. Hãy chuẩn bị hồ sơ.
Có khả năng hữu ích. Tài liệu chính bao phủ nhiều thế hệ, với tài liệu phụ từ cơ quan ban đầu có sẵn cho tất cả các thế hệ. Kiểm tra rằng không có thế hệ nào chỉ dựa vào tài liệu phụ.
Thiếu một mắt xích. Một thế hệ chỉ có bản in từ trang web phả hệ. Hãy đặt bản gốc từ cơ quan ban hành hoặc lưu trữ trước khi nộp hồ sơ.
Cần xác minh thêm. Bạn có hồ sơ, nhưng tên hoặc ngày tháng có sự khác biệt giữa các giấy tờ. Ví dụ, tên Marie ở một giấy tờ, Mary ở giấy khác, hoặc năm sinh lệch ba năm. Hãy lấp khoảng trống bằng giấy chứng nhận kết hôn, giấy tờ đổi tên hoặc giải thích bằng văn bản.
Cần xem xét pháp lý. Chuỗi quan hệ bị đứt ở nơi bạn không thể tìm được nguồn. Ví dụ, giấy chứng nhận nhập tịch bị thất lạc, một thế hệ không có hồ sơ còn sót lại, hoặc tổ tiên có tình trạng Canada không thể xác nhận.
Bốn sai lầm làm yếu hồ sơ
- Coi tài liệu phát hiện là bằng chứng. Trang điều tra dân số cho bạn biết tổ tiên của bạn ở Canada là tài liệu phụ. Nó hiếm khi đủ để chứng minh một thế hệ.
- Tải xuống thay vì đặt mua. Người nộp đơn lấy tài liệu từ trang web phả hệ trong khi cơ quan lưu trữ nắm giữ bản gốc có thể gửi cùng một tài liệu đó.
- Để khoảng trống không giải thích. Khi không thể lấy được tài liệu chính, IRCC yêu cầu giải thích bằng văn bản lý do và bằng chứng bạn đã cố gắng (như đã nêu ở trên).
- Nghĩ rằng càng nhiều giấy tờ càng có trọng lượng. IRCC không công bố công thức nào, và không nhân viên nào nói rằng hai tài liệu phụ bằng một tài liệu chính. Đọc kỹ ngôn ngữ của bộ trình chiếu so với tiêu chuẩn IRCC áp dụng, một thế hệ chỉ dựa vào một tài liệu phụ yêu cầu nhân viên chấp nhận nhiều hơn với ít hơn. Các tài liệu bổ trợ lẫn nhau, như giấy rửa tội và giấy chứng nhận kết hôn cùng ghi tên cha mẹ, sẽ giúp nhân viên có thêm cơ sở.
Chứng thực và sự căng thẳng đằng sau nó
Trang 9 của bộ trình chiếu IRCC nêu rõ rằng tài liệu không cần phải được chứng thực. Tuy nhiên, nhân viên có thể yêu cầu bản sao chứng thực nếu họ nghi ngờ tính xác thực của tài liệu.
Khi so sánh với tiêu chuẩn tài liệu cao hơn của IRCC, hai động thái này có vẻ mâu thuẫn. Nhưng chúng khớp nhau khi bạn tách biệt nguồn gốc và chứng thực. Thay đổi vào tháng 6 là về nguồn gốc tài liệu, không phải về việc bản sao có dấu hay không. Tuy nhiên, chủ đề giám sát chặt chẽ hơn về tài liệu vẫn còn nguyên, vì vậy những người xin quốc tịch theo dòng dõi có lẽ nên chứng thực tài liệu trước khi nộp hồ sơ.
Do thời gian xử lý giấy chứng nhận quốc tịch và việc lấy tài liệu chứng thực ngày càng lâu, một số người nộp đơn có thể cân nhắc nộp hồ sơ trước khi có đủ tài liệu chính. Lưu ý rằng điều này được phép (miễn là hồ sơ vượt qua kiểm tra tính đầy đủ), nhưng không phải là thông lệ phổ biến và có rủi ro nếu hồ sơ không thể cập nhật trước khi xử lý bắt đầu.
ACA lưu ý rằng thông tin trong bài trình bày của IRCC có thể thay đổi. Hãy kiểm tra các trang web chính thức của IRCC để biết các yêu cầu hiện tại trước khi nộp hồ sơ.
