Bạn có giấy rửa tội của cụ cố, nhưng đó là bản sao chụp, không phải bản chứng thực, và bạn không chắc liệu nó có được chấp nhận. Hướng dẫn mới của Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) cho thấy việc chứng thực không phải là điều đầu tiên nhân viên xét duyệt kiểm tra. Điều quan trọng là nguồn gốc của giấy tờ.

Hướng dẫn này đến từ một bài trình bày mà bộ đã thực hiện cho Hiệp hội Lưu trữ viên Canada (ACA) vào mùa hè, đề cập đến những gì họ chấp nhận làm bằng chứng, cách họ xử lý các đơn xin quốc tịch theo dòng dõi và những gì họ mong đợi ở người nộp đơn.

Năm điểm nổi bật từ bài trình bày dành cho những người xin quốc tịch theo dòng dõi:

• Giấy tờ không bắt buộc phải chứng thực, mặc dù nhân viên có thể yêu cầu bản sao chứng thực nếu họ nghi ngờ tính xác thực của tài liệu.
• IRCC chia bằng chứng thành tài liệu chính (bắt buộc phải cung cấp) và tài liệu phụ (có thể được xem xét). Danh sách tài liệu phụ không đầy đủ, và nhân viên phải đánh giá tất cả bằng chứng liên quan mà người nộp đơn cung cấp.
• Canada Gazette đã công bố tên những người nhập quốc tịch Canada cho đến năm 1952, và IRCC coi những mục này là bằng chứng.
• IRCC quyết định các đơn này dựa trên nguyên tắc cân bằng xác suất.
• Theo tóm tắt của ACA, không bắt buộc phải có thư chính thức “Không tìm thấy hồ sơ”.

Những chi tiết này đến từ bộ trình chiếu mà IRCC đã trình bày về quốc tịch Canada theo dòng dõi cho ACA, cùng với bản tóm tắt công bố của hiệp hội về phần hỏi đáp sau đó. ACA đã phát hành các trang trình chiếu cho các thành viên với sự cho phép của IRCC.

Hiệp hội lưu ý rằng thông tin trong bài trình bày có thể thay đổi và người nộp đơn nên kiểm tra các trang web chính thức của IRCC để biết các yêu cầu hiện tại.

Bản sao chứng thực không bắt buộc

Trang 9 của bài trình bày nêu rõ: “Tài liệu không cần phải được chứng thực” để hỗ trợ đơn xin chứng minh quốc tịch. Nhân viên có thể yêu cầu bản sao chứng thực nếu họ lo ngại về tính xác thực của tài liệu.

Điều IRCC yêu cầu là nguồn gốc. Bộ muốn các tài liệu được cấp bởi cơ quan nguồn ban đầu đã tạo hoặc lưu giữ hồ sơ.

Theo tóm tắt của ACA, IRCC mô tả cơ quan đó là tổ chức đã tạo hoặc cấp một hồ sơ, hoặc tổ chức hiện chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ đó. Điều này bao gồm cơ quan đăng ký dân sự, văn phòng thống kê sinh tử hoặc cơ quan lưu trữ giữ sổ đăng ký được chuyển giao. Người nộp đơn qua đường bưu điện gửi bản sao màu rõ ràng, dễ đọc. Người nộp đơn trực tuyến tải lên bản quét màu hoặc hình ảnh kỹ thuật số độ phân giải cao.

Bản sao chứng thực chưa bao giờ được yêu cầu trong danh sách kiểm tra của IRCC, nhưng các chuyên gia và hướng dẫn trực tuyến đã thúc đẩy chúng kể từ khi IRCC xem xét các chứng chỉ Bill C-3 vào tháng Sáu.

Như CIC News đưa tin vào thời điểm đó, yêu cầu mà IRCC thắt chặt vào tháng Sáu liên quan đến nguồn gốc của tài liệu. IRCC muốn biết cơ quan chính thức nào đã cấp hồ sơ và không yêu cầu người nộp đơn phải chứng thực.

Bản sao chứng thực vẫn là thực hành tốt nhất nếu bạn có thể lấy được. Chúng giúp nhân viên có ít lý do hơn để nghi ngờ hồ sơ.

Cách IRCC phân loại tài liệu chính và phụ

Bài trình bày chia bằng chứng tài liệu thành hai cấp: chính và phụ.

Đối với tài liệu chính, IRCC nói rằng người nộp đơn phải cung cấp một hoặc nhiều tài liệu cho mỗi tổ tiên.

Các tài liệu chính bao gồm:

• Giấy khai sinh của tỉnh hoặc vùng lãnh thổ Canada
• Giấy khai sinh từ quốc gia khác thể hiện mối quan hệ cha mẹ – con cái trong mỗi thế hệ
• Giấy chứng nhận quốc tịch hoặc nhập tịch Canada
• Giấy chứng nhận đăng ký khai sinh ở nước ngoài hoặc giấy chứng nhận giữ quốc tịch Canada
• Giấy chứng nhận nhập tịch Anh cấp tại Canada hoặc Newfoundland và Labrador
• Bằng chứng về tư cách thần dân Anh trước ngày 1 tháng 1 năm 1947, hoặc trước ngày 1 tháng 4 năm 1949 đối với Newfoundland và Labrador

Các tài liệu phụ, mà người nộp đơn có thể bao gồm và IRCC sẽ xem xét như một phần của hồ sơ, bao gồm:

• Hồ sơ bệnh viện về sinh
• Hồ sơ từ bác sĩ hoặc nữ hộ sinh chứng kiến ca sinh
• Giấy chứng nhận và hồ sơ rửa tội
• Hồ sơ điều tra dân số
• Hồ sơ Canada Gazette
• Danh sách hành khách trên tàu
• Hồ sơ kết hôn
• Hồ sơ tử vong
• Hồ sơ nhập cư, bao gồm hồ sơ homestead
• Hồ sơ quân đội
• Hộ chiếu

Hồ sơ của bạn nằm ở đâu

Bây giờ bạn đã biết hai cấp tài liệu của IRCC. Bước hữu ích là phân loại hồ sơ của bạn vào chúng, vì điều đó cho bạn biết bạn đã sẵn sàng nộp đơn hay vẫn còn việc phải làm. Hầu hết người nộp đơn rơi vào một trong năm trường hợp gần đúng sau:

1. Đủ. Bạn có tài liệu chính từ cơ quan nguồn cho mọi thế hệ giữa bạn và tổ tiên người Canada: giấy khai sinh tỉnh, giấy chứng nhận quốc tịch hoặc nhập tịch, giấy đăng ký khai sinh ở nước ngoài. Chuỗi được bao phủ từ đầu đến cuối, và tên cùng ngày tháng khớp nhau. Bạn đã sẵn sàng chuẩn bị hồ sơ.
2. Có khả năng hữu ích. Bạn có tài liệu chính cho hầu hết các thế hệ, cộng với hồ sơ phụ từ cơ quan nguồn hỗ trợ phần còn lại: giấy rửa tội từ giáo phận giữ sổ đăng ký, mục điều tra dân số, dòng nhập tịch trên Canada Gazette. Những thứ này củng cố hồ sơ. Chúng không thay thế tài liệu chính nếu tài liệu đó tồn tại, vì vậy hãy kiểm tra rằng không có thế hệ nào chỉ dựa vào bằng chứng phụ.
3. Thiếu một mắt xích. Một thế hệ chỉ được bao phủ bởi bản in từ trang web phả hệ. Đó là hồ sơ của bên thứ ba, và IRCC nói rằng đơn không thể chỉ dựa vào những thứ đó. Hãy đặt bản gốc từ văn phòng đã tạo hoặc lưu giữ hồ sơ trước khi nộp đơn. Đây là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị đình trệ.
4. Cần xác minh thêm. Bạn có hồ sơ, nhưng tên hoặc ngày tháng không khớp giữa chúng: Marie trên một giấy, Mary trên giấy khác, năm sinh lệch ba năm. Nhân viên quyết định dựa trên nguyên tắc cân bằng xác suất, vì vậy sự không khớp không giải thích được là một khoảng trống. Hãy lấp đầy bằng giấy chứng nhận kết hôn, hồ sơ đổi tên hoặc giải thích bằng văn bản. Đây cũng là nơi bản sao chứng thực phát huy tác dụng, vì nhân viên nghi ngờ tài liệu có thể yêu cầu bản chứng thực.
5. Có khả năng cần xem xét chuyên nghiệp. Chuỗi bị đứt ở nơi bạn không thể tìm nguồn: giấy nhập tịch bị mất, thế hệ không có hồ sơ còn sót lại, tổ tiên có tình trạng Canada mà bạn không thể xác nhận. Trước khi dành hàng tháng trời để tìm sai tài liệu, hãy nhờ người đọc chuỗi và chỉ ra nơi nó thất bại.

Hãy nhớ rằng nhân viên không đánh giá tất cả bằng chứng như nhau. Tài liệu phụ không thay thế tài liệu chính nếu tài liệu chính tồn tại.

Lưu ý: Hồ sơ rửa tội nằm trong cột phụ, điều này sẽ quan trọng đối với những người truy tìm dòng dõi qua Quebec. Ở tỉnh này, sổ đăng ký giáo xứ đóng vai trò là sổ đăng ký dân sự trong nhiều thế kỷ trước khi Quebec chuyển vai trò đó cho Directeur de l'état civil vào năm 1994.

Tuy nhiên, phụ không giống như bên thứ ba. IRCC nói rằng đơn không thể chỉ dựa vào hồ sơ của bên thứ ba và đưa ra ví dụ về bản in từ trang web phả hệ và tiểu sử. Giấy rửa tội do giáo phận tạo và lưu giữ sổ đăng ký đến từ cơ quan nguồn. Ảnh chụp màn hình cùng hồ sơ đó từ trang web phả hệ thì không. CIC News đã đưa tin về những gì người nộp đơn gặp phải khi yêu cầu hồ sơ Quebec.

Danh sách tài liệu phụ không đầy đủ

IRCC kết thúc trang trình bày về tài liệu phụ với một dòng xác định cấp độ này. Bộ tuyên bố rằng danh sách không đầy đủ và “nhân viên phải đánh giá tất cả bằng chứng liên quan do người nộp đơn cung cấp khi đánh giá đơn.”

Tóm tắt của ACA cũng truyền tải thông điệp tương tự. IRCC nói với hiệp hội rằng danh sách tài liệu trên trang web của họ không đầy đủ và nhân viên đánh giá từng đơn một cách riêng lẻ và xem xét tất cả bằng chứng liên quan do người nộp đơn cung cấp.

Canada Gazette liệt kê những người nhập tịch đến năm 1952

Trong số các tài liệu phụ, IRCC nêu bật một tài liệu hiếm khi được chú ý.

Theo bài trình bày, Canada Gazette đã công bố tên của tất cả những người nhập tịch Canada cho đến năm 1952. Nó cũng công bố tên của những người mất quốc tịch Canada và những người mất tư cách thần dân Anh trước năm 1947.

Thư viện và Lưu trữ Canada giữ các danh sách được công bố này cho các năm 1915 đến 1951 và cung cấp chúng dưới dạng cơ sở dữ liệu trực tuyến miễn phí. Danh sách từ 1915 đến 1946 có thể tìm kiếm theo tên. Bộ từ 1947 đến 1951 tồn tại dưới dạng hình ảnh kỹ thuật số có thể tìm kiếm theo tháng và năm xuất bản, vì vậy việc truy tìm tên trong khoảng thời gian đó tốn nhiều công sức hơn.

Gazette giúp ích cho một nhóm nhỏ người nộp đơn. Nó ghi lại những người nhập cư vào Canada và nhập tịch. Bất kỳ ai sinh ra tại Canada đều là thần dân Anh từ khi sinh ra và không bao giờ cần nhập tịch, vì vậy tổ tiên sinh ra ở Quebec hoặc Ontario sẽ không xuất hiện trong các danh sách này. Các tòa án tỉnh xử lý việc nhập tịch trước năm 1915 và những hồ sơ đó nằm ở nơi khác.

Đối với người nộp đơn có tổ tiên nhập tịch Canada nhưng giấy nhập tịch đã bị mất, một mục trong Gazette cung cấp một con đường để có bằng chứng mà không tốn kém và không cần yêu cầu lưu trữ. Nó vẫn là bằng chứng phụ. Cơ sở dữ liệu có sẵn thông qua Thư viện và Lưu trữ Canada.

CIC News cũng đã đưa tin về quy trình “tìm kiếm hồ sơ quốc tịch” mà IRCC cung cấp, quy trình này tương tự bao gồm những cá nhân đã từng nhập tịch Canada.

IRCC đánh giá đơn dựa trên nguyên tắc cân bằng xác suất

Trang 10 nêu rằng IRCC xem xét tất cả các tài liệu và thông tin được gửi và quyết định đơn xin quốc tịch theo dòng dõi dựa trên nguyên tắc cân bằng xác suất.

Cân bằng xác suất có nghĩa là nhân viên phải hài lòng rằng một tuyên bố có khả năng đúng hơn là không. IRCC hiện đã đặt tiêu chuẩn này trực tiếp trong tài liệu chuẩn bị cho các bên liên quan về quốc tịch theo dòng dõi.

Cân bằng xác suất mô tả cách nhân viên lý luận qua một hồ sơ. Nó không hạ thấp các yêu cầu về tài liệu được nêu trong hướng dẫn của IRCC. Hướng dẫn đơn chính thức (CIT-0014) nêu rằng đơn thiếu các tài liệu cần thiết sẽ bị trả lại cho người nộp đơn.

Thư không tìm thấy hồ sơ có thể không bắt buộc

Theo tóm tắt của ACA về phiên họp, IRCC cho biết thư chính thức hoặc chứng thực “Không tìm thấy hồ sơ” là không bắt buộc. Thư điện tử từ cơ quan lưu trữ hoặc tài liệu cho thấy kết quả tìm kiếm là đủ để chứng minh rằng người nộp đơn đã cố gắng tìm hồ sơ.

Điểm này xuất hiện trong bản tường thuật của hiệp hội về phần hỏi đáp bằng lời nói. Nó không xuất hiện trong các trang trình bày. Bài trình bày chỉ nói rằng người nộp đơn không thể tìm thấy bản gốc phải chứng minh bằng văn bản những nỗ lực họ đã thực hiện và giải thích lý do tại sao hồ sơ không thể được cung cấp.

Thư không tìm thấy hồ sơ vẫn là bằng chứng mạnh mẽ cho nỗ lực đó và những người nộp đơn đã có thư này không mất gì khi bao gồm nó. CIC News đã nêu ra các chi tiết khác đáng kiểm tra trước khi nộp đơn xin chứng minh quốc tịch.