Phần lớn quy trình xin giấy phép du học Canada là chờ đợi. Bạn đã hoàn tất sinh trắc học ba tuần trước, tài khoản IRCC vẫn không thay đổi, trạng thái hồ sơ vẫn là “Đang xử lý”, và trang thời gian xử lý bảo bạn chờ từ sáu đến mười hai tuần. Vậy điều gì thực sự diễn ra phía sau?

Đồng hồ bắt đầu từ sinh trắc học, không phải lúc nộp đơn

Hầu hết người xin giấy phép du học đều cần cung cấp sinh trắc học. IRCC xác nhận bạn có 30 ngày kể từ ngày trên Thư hướng dẫn sinh trắc học (BIL) để thực hiện, và thời gian này không được tính vào thời gian xử lý đã công bố. Nói cách khác, đồng hồ thời gian xử lý chính thức bắt đầu khi IRCC nhận được sinh trắc học của bạn. Mọi thứ trước đó – khoảng thời gian BIL, cuộc hẹn tại Trung tâm tiếp nhận thị thực (VAC), chậm trễ chuyển phát – đều không được tính.

Giai đoạn 1: Kiểm tra tính đầy đủ và tiếp nhận ban đầu

Trong tuần đầu sau sinh trắc học, hồ sơ của bạn trải qua kiểm tra tính đầy đủ để xác nhận mọi tài liệu cần thiết đã có và lệ phí đã được thanh toán. Nếu hồ sơ không đầy đủ, IRCC sẽ trả lại mà không xử lý hoặc yêu cầu bổ sung. Nếu đạt, hồ sơ chuyển sang giai đoạn xem xét nội dung, nơi quá trình xử lý thực tế bao gồm kiểm tra đủ điều kiện và an ninh diễn ra. Ở giai đoạn này, bạn sẽ nhận được Thư xác nhận đã nhận (AOR) qua email kèm số hồ sơ, xác nhận quá trình xử lý đã bắt đầu. Trên cổng thông tin trực tuyến, trạng thái “Xem xét đủ điều kiện” có thể chuyển thành “Đang tiến hành”.

Giai đoạn 2: Xem xét đủ điều kiện

Hồ sơ của bạn bước vào giai đoạn xem xét đủ điều kiện, nơi IRCC kiểm tra xem bạn có đáp ứng các yêu cầu pháp lý cho giấy phép du học hay không, bao gồm: được nhận vào một cơ sở giáo dục được chỉ định (DLI), đủ tài chính, có ràng buộc với quê nhà và ý định rời Canada khi hết hạn tư cách. Trạng thái “Xem xét đủ điều kiện” có thể chuyển từ “Đang tiến hành” thành “Hoàn tất”. Nếu hồ sơ đơn giản, quá trình này có thể diễn ra nhanh.

Kiểm tra lý lịch và an ninh (song song)

Song song với xem xét đủ điều kiện, IRCC cũng tiến hành kiểm tra lý lịch, bao gồm xác minh tư pháp, an ninh và danh tính. Đối với người nộp đơn từ một số quốc gia, IRCC phối hợp với các cơ quan đối tác để kiểm tra an ninh sâu hơn. Kiểm tra lý lịch có thể làm chậm quá trình đáng kể; không hiếm khi thấy dòng “Đủ điều kiện” chuyển sang “Hoàn tất” tương đối nhanh, trong khi kiểm tra lý lịch vẫn “Đang tiến hành” thêm nhiều tuần.

Khám sức khỏe (nếu có)

Không phải ai xin giấy phép du học cũng cần khám sức khỏe. Thông thường, bạn cần khám nếu ở Canada hơn sáu tháng và thuộc một trong các trường hợp: đã sống hoặc đi đến một quốc gia/vùng lãnh thổ được chỉ định từ sáu tháng trở lên (liên tục) trong năm trước khi đến Canada; hoặc bạn là sinh viên y khoa, hoặc sẽ làm việc trong các ngành cần bảo vệ sức khỏe cộng đồng như chăm sóc sức khỏe, hoặc nghề nghiệp tiếp xúc gần với trẻ em, người già hoặc người có sức khỏe kém. Kết quả khám sức khỏe có hiệu lực 12 tháng đối với cư trú tạm thời. Nếu IRCC chưa hoàn tất hồ sơ trong thời gian đó, họ sẽ yêu cầu bạn khám lại.

Đọc tài khoản IRCC: ý nghĩa từng dòng trạng thái

Đối với hồ sơ xin giấy phép du học điển hình, bạn sẽ thấy năm dòng chỉ giai đoạn xử lý: Xem xét đủ điều kiện, Xem xét kết quả khám sức khỏe, Kiểm tra lý lịch, Sinh trắc học và Quyết định cuối cùng. Mỗi dòng có thể có một trong năm trạng thái: Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Hoàn tất, Đang chờ bạn (cần bổ sung thông tin) hoặc Được miễn. Dòng quyết định cuối cùng sẽ ở trạng thái “Chưa bắt đầu” cho đến khi các dòng khác được giải quyết. Khi nó chuyển sang “Hoàn tất” – ngay cả trước khi bạn thấy email – là lúc quyết định đã được đưa ra.

Khi nào sự chậm trễ là bất thường?

Mỗi quốc gia có khung thời gian xử lý được công bố riêng. Thời gian xử lý được tính dựa trên thời gian IRCC xử lý phần lớn các đơn được chấp thuận gần đây. Nhiều hồ sơ mất nhiều thời gian hơn thời gian đã công bố. Nếu hồ sơ của bạn vượt quá thời gian đã đăng chỉ hai hoặc ba tuần, đó không phải điều bất thường. Nếu bạn chờ lâu hơn bốn tuần so với thời gian đã công bố, bạn có thể cân nhắc yêu cầu ghi chú GCMS thông qua quy trình ATIP để biết thêm thông tin về nguyên nhân chậm trễ.

Dấu hiệu cho thấy quyết định sắp có

Một số thay đổi trạng thái có thể báo hiệu quyết định sắp đến: dòng “Đủ điều kiện” chuyển sang “Hoàn tất” và dòng “Kiểm tra lý lịch” cũng chuyển sang “Hoàn tất” cùng ngày hoặc gần đó; dòng “Sinh trắc học” hiển thị “Hoàn tất” (cần thiết trước khi có quyết định cuối cùng); hoặc bạn nhận được yêu cầu bổ sung thông tin và sau khi phản hồi, dòng yêu cầu chuyển sang “Hoàn tất”. Tuy nhiên, mỗi hồ sơ được xử lý riêng lẻ và có thể có khác biệt đáng kể.

Nên và không nên làm gì khi chờ đợi

Không gửi biểu mẫu web yêu cầu cập nhật trừ khi hồ sơ của bạn quá thời gian xử lý đã công bố; phản hồi tiêu chuẩn sẽ chỉ trích dẫn lại thời gian đó. Không nộp đơn xin giấy phép du học thứ hai khi đơn đầu tiên đang được xử lý; các đơn trùng lặp sẽ kích hoạt xem xét thủ công bổ sung, có thể làm chậm hồ sơ của bạn hơn. Không trả tiền cho các đại lý, “tư vấn viên” hoặc bất kỳ tổ chức nào hứa hẹn đẩy nhanh hồ sơ; không có cơ chế ưu tiên đặc biệt nào trong IRCC, và đây là một trò lừa đảo phổ biến. Hãy luôn cập nhật thông tin liên lạc của bạn; nếu IRCC gửi yêu cầu “Đang chờ bạn” và bạn bỏ lỡ thời hạn phản hồi, hồ sơ có thể bị từ chối vì không phản hồi.