Bạn đặt mua giấy khai sinh, chờ đợi nhiều tuần, và nhận được thư trả lời từ cơ quan thống kê dân sự tỉnh bang: không tìm thấy hồ sơ. Tổ tiên người Canada của bạn sinh ra trước khi tỉnh bang bắt đầu lưu trữ giấy khai sinh một cách nhất quán, và tài liệu duy nhất kết nối cả gia đình với Canada dường như không tồn tại.
Thiếu giấy tờ có vẻ như là ngõ cụt, nhưng thường không phải vậy. Nhiều người theo đuổi quốc tịch Canada theo dòng dõi (citizenship by descent) gặp phải rào cản này. Một số tổ tiên sinh ra trước khi việc đăng ký khai sinh dân sự trở nên phổ biến, số khác có hồ sơ bị thất lạc vì nhiều lý do.
Khi không thể tìm thấy bằng chứng trực tiếp về tổ tiên, bạn có thể tìm bằng chứng gián tiếp qua hồ sơ của những người thân xung quanh họ: anh chị em, con cái, vợ/chồng, v.v. Những hồ sơ này đôi khi ghi tên tổ tiên của bạn, cung cấp manh mối quan trọng, và thậm chí nhắc đến Canada.
Cách tìm kiếm bằng chứng từ người thân
Trong trường hợp thông tin trực tiếp về tổ tiên người Canada của bạn quá ít ỏi, việc nhìn sang những người thân xung quanh có thể là cách duy nhất để cung cấp thông tin hỗ trợ cho hồ sơ của bạn.
Ví dụ, con gái của tổ tiên người Canada di cư và nhiều năm sau nộp đơn xin nhập tịch ở quốc gia mới. Đơn xin nhập tịch yêu cầu cô ấy khai báo nơi sinh, tên cha mẹ và nguồn gốc của họ. Cô ấy viết tất cả và ký tên trước quan chức. Hồ sơ của cô ấy ghi tên tổ tiên bạn và nhắc đến Canada. Phát hiện quan trọng ở đây, khi thiếu giấy khai sinh chính thức, là: đơn xin nhập tịch, lời tuyên thệ, giấy tờ hỗ trợ mà chính phủ lưu trữ. Các cơ quan lưu trữ và văn phòng chính phủ thường giữ những tài liệu này trong hơn một thế kỷ. Yêu cầu đến đúng cơ quan lưu trữ sẽ cho bạn biết liệu hồ sơ của cô ấy còn tồn tại hay không.
Nguyên tắc tương tự áp dụng cho nhiều loại hồ sơ khác: danh sách hành khách qua biên giới, thẻ đăng ký quân dịch, sổ đăng ký nhà thờ. Giấy đăng ký kết hôn có thể liệt kê cha mẹ cô dâu và nơi sinh của họ. Giấy chứng tử có thể ghi tên cha mẹ của người quá cố. Điều tra dân số có thể xác định vị trí của cả một hộ gia đình, với tuổi tác và quốc gia sinh, tại một thị trấn Canada trong một năm cụ thể.
Khi gặp bế tắc, bước đi hiệu quả nhất có thể là ngừng tìm kiếm theo chiều dọc (tổ tiên trực hệ) và chuyển sang tìm kiếm theo chiều ngang (anh chị em) hoặc chiều dưới (con cháu). Một trong những hồ sơ của họ có thể là thứ ghi tên tổ tiên bạn.
Giá trị và giới hạn của bằng chứng gián tiếp
Cần lưu ý những giới hạn của phương pháp này, vì Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) đã siết chặt các yêu cầu về tài liệu chấp nhận cho đơn xin chứng minh quốc tịch.
Vào tháng 6 năm 2026, IRCC thay đổi quy định: tài liệu chứng minh dòng dõi phải đến từ cơ quan ban đầu tạo ra hoặc lưu trữ hồ sơ, chẳng hạn như cơ quan thống kê dân sự tỉnh bang hoặc cơ quan lưu trữ. Bản in từ trang web phả hệ không còn được chấp nhận riêng lẻ. Bạn cũng phải chứng minh mọi thế hệ trong chuỗi, không chỉ liên kết với một người thân Canada.
Vì vậy, một đơn thỉnh cầu có tuyên thệ từ ông chú không thể thay thế giấy khai sinh của tổ tiên. IRCC vẫn yêu cầu tài liệu từ cơ quan ban đầu cho mỗi thế hệ, và đơn xin không thể chỉ dựa vào hồ sơ của bên thứ ba. Hồ sơ tòa án, Kinh Thánh gia đình, bản khai cũ: không thứ nào thay thế được bằng chứng mà IRCC yêu cầu trước tiên.
Tuy nhiên, những tài liệu này vẫn có thể hữu ích. Theo hướng dẫn ra quyết định của IRCC, nhân viên xét duyệt đơn xin quốc tịch dựa trên nguyên tắc cân bằng xác suất (balance of probabilities), tức là phải hài lòng rằng một sự kiện có khả năng đúng hơn là không. Khi nhân viên xét duyệt cân nhắc bằng chứng của bạn, sự xác nhận chéo rất quan trọng: một tuyên bố có tuyên thệ từ chính con của tổ tiên bạn, được tạo ra từ nhiều thập kỷ trước, phù hợp với các sự kiện khác trong hồ sơ, sẽ tăng thêm độ tin cậy và trọng lượng. Nó có thể giúp nghiêng cán cân trong những trường hợp khó xử.
Điều này không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua các hồ sơ chính thức và chỉ nộp ảnh cũ. IRCC nói rõ rằng đơn xin không thể chỉ dựa vào hồ sơ của bên thứ ba, và có thể trả lại hồ sơ nếu thiếu tài liệu cần thiết. Tài liệu bổ sung chỉ đóng vai trò hỗ trợ xung quanh bằng chứng bắt buộc, không thay thế nó. Ngay cả một hồ sơ được chuẩn bị tốt cũng có thể bị trì hoãn hoặc từ chối nếu nhân viên xét duyệt không hài lòng, vì vậy tài liệu xác nhận giúp giảm rủi ro thiếu sót nhưng không đảm bảo kết quả.
Xếp chồng bằng chứng và ghi lại quá trình tìm kiếm
Nguyên tắc xếp chồng bằng chứng cũng có thể áp dụng cho các tài liệu thay thế của cùng một người thân, khi không thể lấy được giấy khai sinh chính thức mà IRCC yêu cầu. Khi không tìm thấy giấy khai sinh cần thiết, hãy tìm các hồ sơ chính thức khác của chính phủ ghi rõ nơi sinh Canada của tổ tiên và đặt chúng cạnh nhau. Giấy chứng tử của tổ tiên có thể ghi nơi sinh. Giấy khai sinh của người thân cận có thể ghi cùng một thị trấn Canada. Ngay cả khi giấy khai sinh gốc bị mất hoặc bản sao mờ, một tài liệu chính thức thứ hai xác nhận cùng nơi sinh có thể củng cố hồ sơ. Giá trị nằm ở sự kết hợp: nhiều hồ sơ chính phủ chỉ về cùng một hướng, kèm theo giải thích bằng văn bản và bằng chứng bạn đã cố gắng lấy giấy khai sinh chính thức trước.
Một thay đổi quan trọng khác từ tháng 6 năm 2026: bạn không chỉ giải thích rằng hồ sơ bị mất, mà còn phải chứng minh bạn đã cố gắng tìm nó. Điều đó có nghĩa là giữ lại dấu vết của quá trình tìm kiếm. Lưu lại thư từ với các kênh tài liệu chính thức, chẳng hạn như email gửi cơ quan thống kê dân sự. Nếu cơ quan lưu trữ tìm kiếm và không thấy gì, hãy yêu cầu một văn bản chính thức xác nhận hồ sơ không tồn tại, thường gọi là thư không có hồ sơ (no-record letter). IRCC liệt kê loại xác nhận này như bằng chứng về nỗ lực của bạn. Kết hợp thư không có hồ sơ với bằng chứng xác nhận từ gia phả sẽ cung cấp cho nhân viên xét duyệt một bức tranh đầy đủ và đáng tin cậy hơn so với một khoảng trống không được giải thích.
