Người đặt mua hồ sơ hộ tịch Ontario để chứng minh quốc tịch Canada theo dòng dõi giờ có thể thanh toán trực tuyến cho Cơ quan Lưu trữ Ontario (Archives of Ontario). Thay đổi này được cập nhật trên trang web của cơ quan vào ngày 28 tháng 10 năm 2026.

Theo cách làm mới, khi đơn hàng đã sẵn sàng, khách hàng sẽ nhận hóa đơn kèm đường dẫn tới cổng thanh toán trực tuyến bảo mật. Cơ quan lưu trữ chỉ gửi hồ sơ sau khi nhận được tiền.

Trước đây, cơ quan này chỉ nêu các hình thức thanh toán bằng thẻ Visa, Mastercard qua điện thoại và thẻ ghi nợ khi đến trực tiếp. Với người ở ngoài Canada, muốn trả tiền một bản hồ sơ thì phải gọi điện tới văn phòng ở Toronto hoặc gửi séc qua đường bưu điện xuyên biên giới. Cổng thanh toán online giúp bỏ bớt rào cản này.

Séc và lệnh chuyển tiền (money order) đứng tên “Minister of Finance” vẫn được chấp nhận, tiền mặt khi đến trực tiếp cũng vậy. Tuy nhiên, cơ quan lưu trữ chưa cho biết cổng online nhận những loại thẻ nào, cũng như còn nhận thanh toán qua điện thoại hay không.

Rút ngắn thời gian ở khâu cuối, các phần khác giữ nguyên

Thời gian tiết kiệm được nằm ở cuối quy trình. Vì hồ sơ chỉ được gửi đi khi đã thanh toán, người nộp trả tiền online ngay trong ngày nhận hóa đơn sẽ nhận hồ sơ sớm hơn so với gửi séc qua bưu điện. Thông tin cập nhật về đơn hàng vẫn được gửi qua email; nếu cần hỗ trợ, khách hàng chỉ cần trả lời bất kỳ email nào có mã hồ sơ (case number) của mình.

Những phần sau trong quy trình đặt hồ sơ không thay đổi:

• Giá: bản chứng thực vẫn có giá 33,00 đô la cộng phí in; bản sao thông thường là 1,11 đô la mỗi trang.
• Thời gian xử lý: đơn thường mất 14 ngày làm việc; bản sao có chứng thực không có lựa chọn xử lý nhanh.
• Cách đặt: mẫu đơn xin hồ sơ khai sinh, kết hôn và khai tử vẫn như cũ. Người nộp cần cung cấp tên người trong hồ sơ, ngày xảy ra sự kiện và số đăng ký.

Phòng đọc (Reading Room) của cơ quan lưu trữ hiện tạm đóng cửa. Người cần hỗ trợ tra cứu có thể gửi email tới reference@ontario.ca hoặc gọi số 416-327-1600, số miễn phí 1-800-668-9933.

Vì sao hồ sơ Ontario quan trọng và nhu cầu tăng vọt

Kể từ khi Dự luật C-3 có hiệu lực ngày 15 tháng 12 năm 2025, hàng triệu người có tổ tiên người Canada theo dòng trực hệ có thể đã là công dân Canada. Để được công nhận, quyền này phải được xác lập qua cha mẹ, ông bà hoặc tổ tiên trực hệ xa hơn là người Canada.

Để xác nhận tư cách công dân, họ cần nộp đơn xin giấy chứng nhận quốc tịch (proof of citizenship certificate). Hồ sơ phải có giấy tờ cho từng thế hệ trong dòng họ, chứng minh tổ tiên là người Canada và nối liền mọi thế hệ từ người đó đến người nộp đơn. Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) yêu cầu các giấy tờ này phải do chính cơ quan lập ra hoặc đang lưu giữ chúng cấp.

Với hồ sơ Ontario, cơ quan cấp phụ thuộc vào năm. Lưu trữ Ontario giữ hồ sơ khai sinh từ năm 1869 đến 1919, hồ sơ kết hôn đến năm 1944 và khai tử đến năm 1954; các hồ sơ sau đó do ServiceOntario quản lý. Bản sao được Trưởng lưu trữ Ontario (Archivist of Ontario) chứng thực có thể thay thế giấy chứng nhận gốc cho các mục đích pháp lý và hành chính.

Sau Dự luật C-3, nhu cầu xin các hồ sơ này tăng mạnh, phần lớn đến từ Mỹ. Các cơ quan lưu trữ trên khắp Canada đều ghi nhận xu hướng tương tự khi người Mỹ đi tìm giấy tờ chứng minh quyền công dân của mình. Hồi tháng 5, một cán bộ của Lưu trữ Ontario cho cây bút chuyên về phả hệ Bill Gladstone biết cơ quan nhận ít nhất 200 yêu cầu bản sao chứng thực mỗi ngày, và khuyên người nộp chờ từ 6 đến 10 tuần, chưa kể thời gian lập hóa đơn và vận chuyển.

Các kho lưu trữ nhà thờ cũng chịu áp lực. Đây là nơi giữ sổ rửa tội, thường được dùng để bù chỗ trống khi không có giấy khai sinh của chính quyền. Giáo phận Công giáo La Mã London, Ontario, bình thường chỉ nhận khoảng 100 yêu cầu tra cứu phả hệ mỗi năm và không có yêu cầu nào từ người Mỹ. Nhưng từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2026, giáo phận đã nhận hơn 200 yêu cầu từ Mỹ, theo chia sẻ của chuyên viên lưu trữ Debra Majer với Canadian Affairs.

Hội Phả hệ Ontario (OGS) cũng chứng kiến cảnh tương tự. Theo quản lý văn phòng Coral Harkies, số yêu cầu hỗ trợ tra cứu đã “tăng hơn gấp đôi”: trước Dự luật C-3, hội xử lý một đến hai yêu cầu mỗi ngày, đến tháng 5 con số là bốn đến năm. Một chi hội vốn chỉ nhận một đến hai yêu cầu mỗi tháng đã nhận hơn 15 yêu cầu chỉ trong một tháng mùa xuân năm nay. “Các yêu cầu qua điện thoại đều là người Mỹ,” bà Harkies nói, và cho rằng phần lớn yêu cầu qua email nhiều khả năng cũng vậy.

Loại yêu cầu phổ biến nhất là hồ sơ khai sinh Ontario trước tháng 7 năm 1869, thời điểm bắt đầu đăng ký hộ tịch. Các ca sinh trước mốc này chưa từng được đăng ký với tỉnh, nên người nộp thường phải tìm đến sổ sách nhà thờ. OGS không lưu giữ các hồ sơ đó, chủ yếu hướng dẫn người hỏi đến đúng nơi, dù một số tình nguyện viên ở chi hội cũng giúp tra các bảng chỉ mục mà hội đang có.

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ chứng minh quốc tịch theo dòng dõi có liên quan đến Ontario, hãy xác định đúng cơ quan giữ hồ sơ theo năm của sự kiện và thanh toán ngay khi nhận hóa đơn để tránh chậm trễ. Với các ca sinh trước tháng 7 năm 1869, nên tính trước phương án dùng hồ sơ nhà thờ, và chuẩn bị tinh thần chờ lâu do lượng yêu cầu đang rất lớn.