Khi xét hồ sơ xin chứng nhận quốc tịch Canada theo huyết thống, viên chức IRCC lần lượt kiểm tra từng dữ kiện mà yêu cầu của bạn dựa vào. Với mỗi dữ kiện, câu hỏi chỉ có một: bằng chứng bạn nộp có cho thấy điều đó nhiều khả năng đúng hơn là sai hay không. Trong giới luật, chuẩn này gọi là “balance of probabilities” (cân nhắc khả năng).

Hướng dẫn nội bộ của IRCC yêu cầu viên chức mặc nhiên coi các dữ kiện và bằng chứng người nộp đưa ra là đúng, trừ khi có lý do chính đáng và thuyết phục để nghi ngờ. Dù vậy, nghĩa vụ chứng minh thuộc về người nộp đơn. Viên chức đối chiếu luật với hoàn cảnh của bạn và quyết định mỗi giấy tờ chứng minh được đến đâu. Hồ sơ càng tự trả lời sẵn những câu hỏi hiển nhiên thì viên chức càng ít phải tự suy diễn.

Các điểm kiểm tra được tổng hợp từ hướng dẫn dành cho viên chức, quy định tiếp nhận hồ sơ và bộ hướng dẫn nộp đơn hiện hành của IRCC. Do IRCC chưa cập nhật hướng dẫn cho viên chức theo Dự luật C-3, danh sách dưới đây dựa thêm vào bộ hướng dẫn nộp đơn đã được cập nhật. Có sáu nhóm chính:

1. Tổ tiên của bạn có phải là công dân Canada theo luật áp dụng vào thời điểm đó không, kể cả việc từng mất hoặc được khôi phục quốc tịch.
2. Từng thế hệ có được nối liền với thế hệ kế tiếp trong chuỗi huyết thống không.
3. Giấy tờ tùy thân, họ tên và ngày sinh có khớp nhau giữa các giấy tờ không, và bạn đã nộp lại các chứng nhận quốc tịch cũ (nếu có) chưa.
4. Bạn có sinh ngoài Canada từ ngày 15 tháng 12 năm 2025 trở đi, với cha hoặc mẹ là công dân Canada theo huyết thống hoặc qua con nuôi không. Nếu có, người cha hoặc mẹ đó cần đủ 1.095 ngày hiện diện thực tế tại Canada.
5. Hồ sơ có chỗ trống khiến viên chức phải yêu cầu bổ sung không.
6. Hồ sơ đã đầy đủ chưa.

Từ luật từng thời kỳ đến chuỗi giấy tờ qua các thế hệ

Điều đầu tiên viên chức cần thấy là bằng chứng mỗi người cha hoặc mẹ trong dòng dõi của bạn là công dân Canada theo luật có hiệu lực vào lúc con họ chào đời, và không ai bị mất tư cách đó mà không được một đạo luật sau này trả lại. Canada đã ban hành nhiều luật quốc tịch khác nhau, nên viên chức phải xác định luật nào chi phối từng lần sinh trong gia đình bạn. Tháng 5 năm 2026, khi trả lời một câu hỏi chất vấn bằng văn bản tại Quốc hội (Q-1009), IRCC đã liệt kê các loại bằng chứng được chấp nhận để chứng minh một tổ tiên là người Canada.

Thế hệ càng xa thì luật càng cũ. Đạo luật Quốc tịch Canada năm 1947 chỉ truyền quốc tịch cho con sinh ở nước ngoài qua “người cha/mẹ có trách nhiệm”, mà trong đa số gia đình là người cha. Người mẹ chỉ giữ vai trò này nếu con sinh ngoài giá thú và sống với mẹ, nếu bà góa chồng, hoặc nếu tòa án giao quyền nuôi con cho bà. Cha mẹ còn phải đăng ký cho con sinh ở nước ngoài, và về sau người con phải nộp đơn để giữ quốc tịch. Viên chức sẽ xem luật lúc đó xét đến người cha hay người mẹ ở từng lần sinh.

Trước năm 1947, người Canada là thần dân Anh. Tòa án cấp giấy chứng nhận nhập tịch theo các loạt ký hiệu từ A đến K, và loạt giấy quyết định ai được bao gồm. Giấy loạt A hoặc B chỉ bao gồm cả người vợ nếu tòa cấp trước ngày 15 tháng 1 năm 1932. Nếu sau đó thư ký ghi thêm tên con vào lề giấy, người con có tư cách từ ngày được ghi thêm.

Có những giấy tờ lại chứng minh điều ngược với mong đợi của gia đình. Chẳng hạn, một số người không được phép nhập tịch đôi khi được cấp giấy “Form K” để có thể xin đất khai hoang (homestead). Hướng dẫn của IRCC coi Form K là bằng chứng cho thấy người giữ giấy khi đó không phải thần dân Anh.

Việc mất quốc tịch cũng được xét theo cùng cách: ai đó trong dòng dõi có bị mất tư cách theo luật đương thời không, và có luật nào sau này khôi phục lại không. Đạo luật 1947 tự động tước quốc tịch trong nhiều trường hợp, còn Đạo luật Quốc tịch hiện hành khôi phục phần lớn các trường hợp đó. Vì vậy, danh mục giấy tờ của IRCC (CIT 0014) yêu cầu bằng chứng về bất kỳ quốc tịch nào khác mà bạn hoặc cha/mẹ người Canada của bạn có được trước ngày 15 tháng 2 năm 1977.

IRCC cũng tra cứu hồ sơ quốc tịch của chính mình khi được yêu cầu. Bạn có thể hỏi về một người khác, và thư trả lời về người đã mất không hết hạn. Thư này không dùng làm bằng chứng quốc tịch, nhưng nhiều người dùng nó để xác nhận tư cách của tổ tiên trước khi gom phần còn lại của hồ sơ.

Tiếp theo, viên chức lần theo dòng dõi từng cặp cha mẹ và con, từ bạn ngược lên tổ tiên người Canada. Với mỗi cặp, cần một giấy tờ chính thức do cơ quan lập ra cấp, ghi tên cả hai người. Bảy nguyên tắc chi phối phần lớn hồ sơ:

• Giấy tờ phải lấy từ cơ quan đã lập hoặc đang lưu giữ, như văn phòng hộ tịch cấp tỉnh. Trang web phả hệ có thể giúp tìm ra giấy tờ nhưng không thay thế được giấy tờ đó.
• IRCC phân giấy tờ thành loại chính và loại phụ. Khi thiếu giấy khai sinh, viên chức có thể xem xét giấy tờ phụ như chứng nhận rửa tội, dữ liệu điều tra dân số, danh sách hành khách tàu biển trong tổng thể hồ sơ, dù giấy hộ tịch do cơ quan gốc cấp thường có giá trị cao hơn.
• Cha/mẹ người Canada phải là cha/mẹ hợp pháp lúc bạn sinh ra hoặc là cha/mẹ ruột. Nếu người đó không có tên trên giấy khai sinh, IRCC xem các giấy tờ khác từ thời điểm bạn ra đời như hồ sơ bệnh viện, lệnh tòa, thỏa thuận mang thai hộ, kèm giải trình bằng văn bản, và có thể yêu cầu xét nghiệm ADN. Người nhận nuôi bạn về sau không truyền quốc tịch theo huyết thống, dù người được nhận nuôi có một con đường riêng để có quốc tịch.
• Nếu thiếu giấy tờ, cần giải trình bằng văn bản kèm bằng chứng đã tìm kiếm, chẳng hạn thư trả lời của cơ quan lưu trữ.
• Giấy khai sinh và giấy kết hôn của Quebec cấp trước năm 1994 không được chấp nhận.
• Giấy khai sinh nước ngoài chỉ chứng minh quan hệ cha mẹ – con. Viên chức vẫn cần bằng chứng riêng cho thấy tổ tiên của bạn là người Canada.
• Giấy tờ không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp phải được dịch bởi dịch giả được chứng nhận tại Canada, hoặc bởi một người thông thạo ngôn ngữ không thuộc gia đình bạn và có tuyên thệ (affidavit).

Giấy tờ tùy thân, quy tắc 1.095 ngày và độ đầy đủ của hồ sơ

Về danh tính, IRCC yêu cầu hai giấy tờ tùy thân còn hiệu lực ghi họ tên và ngày sinh, trong đó một giấy có ảnh. Cha mẹ nộp đơn cho con chưa có đủ hai giấy tờ hoặc chưa có giấy tờ có ảnh nên kèm thư giải thích. Giấy khai sinh, thẻ Số bảo hiểm xã hội (SIN), thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng và chứng nhận quốc tịch cũ không được tính là giấy tờ tùy thân cho loại đơn này.

Họ tên thường thay đổi giữa giấy khai sinh và hộ chiếu. Nếu muốn chứng nhận ghi tên khác với giấy khai sinh, bạn cần giấy tờ nối hai tên lại với nhau, như quyết định đổi tên hợp pháp, lệnh tòa hoặc quyết định nhận con nuôi. Tên đổi ở ngoài Canada đòi hỏi nhiều giấy tờ hơn: hộ chiếu nước ngoài đã sửa đổi hoặc giấy tờ quốc gia tương tự, giấy tờ liên kết tên cũ với tên mới, và giấy tờ tùy thân mang tên mới do nơi bạn đang sống cấp. Riêng với họ, IRCC chấp nhận thêm giấy kết hôn, phán quyết ly hôn hoặc giấy đăng ký kết hợp dân sự. Khi hồ sơ đã vào xử lý, IRCC chỉ sửa tên để khắc phục lỗi của chính họ hoặc theo một quyết định đổi tên hợp pháp.

Ngày sinh thì gần như không có chỗ linh động. Sau khi nộp đơn, bạn không thể xin đổi sang ngày sinh khác. Nếu không nộp kèm giấy tờ chứng minh ngay từ đầu, chứng nhận sẽ ghi ngày sinh theo chứng nhận quốc tịch trước đây, giấy khai sinh hoặc hộ chiếu nước ngoài của bạn.

Với trẻ sinh từ ngày 15 tháng 12 năm 2025, có thêm một điều kiện. Phần lớn người nộp đơn sinh trước mốc này nên không bị xét. Điều kiện áp dụng cho trẻ sinh ngoài Canada từ ngày đó trở đi, có cha/mẹ người Canada cũng sinh ngoài Canada và là công dân theo huyết thống, hoặc được cấp quốc tịch với tư cách con nuôi. Điều kiện không áp dụng nếu cha/mẹ đó sinh tại Canada, hoặc đã nhập tịch trước khi trẻ ra đời. Viên chức sẽ xem ngày và nơi sinh, cách cha/mẹ trở thành công dân, và nếu điều kiện áp dụng, xác nhận cha/mẹ đã ở Canada ít nhất 1.095 ngày trước khi trẻ sinh ra, dựa trên mẫu CIT 0555 cùng giấy tờ chứng minh.

Quy tắc 1.095 ngày được miễn nếu khi bạn sinh ra, cha/mẹ đang được cử công tác ở nước ngoài trong Lực lượng Vũ trang Canada, cơ quan công vụ liên bang hoặc cơ quan công vụ cấp tỉnh, hoặc nếu ông/bà đang trong diện công tác như vậy khi cha/mẹ bạn được sinh ra hoặc được nhận nuôi. Nhân viên được tuyển dụng tại chỗ ở nước ngoài không thuộc diện này.

Khi phát hiện chỗ thiếu, viên chức có thể yêu cầu bổ sung thông tin, giấy tờ hoặc mời phỏng vấn. Điều 23.1 của Đạo luật Quốc tịch cho phép IRCC đặt hạn chót, và theo điều 13.2, IRCC có thể coi đơn là bị bỏ dở nếu bạn trễ hạn mà không có lý do hợp lý. Giữ email và địa chỉ bưu điện luôn cập nhật với IRCC là cách để yêu cầu đến được tay bạn. Ngoài ra, chương trình kiểm soát chất lượng của IRCC còn chọn ngẫu nhiên một số người để phỏng vấn; tại buổi này, viên chức xem giấy tờ bản gốc và có thể yêu cầu thêm, kể cả xét nghiệm ADN.

Tuy vậy, phần lớn hồ sơ thiếu sót bị trả lại trước khi có viên chức nào đọc. IRCC kiểm tra độ đầy đủ trước tiên, và mọi đơn giấy phải có bốn thành phần:

• Mẫu CIT 0001 với đủ thông tin để xét
• Chữ ký
• Ảnh đúng quy cách của IRCC
• Bằng chứng đã nộp phí

Thiếu một trong bốn thứ này, đơn sẽ bị từ chối và gửi trả kèm thông báo, không được xử lý tiếp. Hồ sơ nộp từ Canada và Mỹ còn phải qua toàn bộ danh mục CIT 0014, và đây là rủi ro lớn với gia đình nộp chung: theo danh mục phiên bản tháng 8 năm 2026, chỉ cần một đơn trong gói thiếu sót là IRCC trả lại cả gói. Hướng dẫn nộp đơn còn nêu ba lý do trả hồ sơ khác: mẫu đơn không ký hoặc không ghi ngày, mẫu đơn ghi ngày sớm hơn quá 90 ngày so với ngày IRCC nhận, và mẫu đơn ghi ngày lùi về sau (ngày trong tương lai).

Người nộp đơn ngoài Canada và Mỹ được nới tay hơn. Từ ngày 1 tháng 3 năm 2026, nhân viên IRCC trực tiếp kiểm tra các hồ sơ này, thay cho Bộ Ngoại giao Canada (Global Affairs Canada) trước đây. Họ không trả hồ sơ vì lý do nào ngoài bốn thành phần cốt lõi và có thể yêu cầu bổ sung phần còn thiếu. Hướng dẫn cũng đề nghị ghi “N/A” vào mọi mục không áp dụng, vì mẫu đơn để trống có thể bị trả lại do không đầy đủ.

Mỗi điểm kiểm tra trên đều có thể làm hồ sơ đứng lại, và hồ sơ càng khó khi nhiều vấn đề cùng xuất hiện trong một dòng dõi, chẳng hạn tổ tiên sinh trước năm 1947 mà họ lại được viết khác nhau giữa các giấy tờ. Trước khi nộp, người đọc nên đối chiếu từng thế hệ với đúng luật và đúng loại giấy tờ, rà từng đơn theo danh mục CIT 0014 nếu gửi chung cả gia đình, và theo dõi sát mọi yêu cầu bổ sung để không bị coi là bỏ dở hồ sơ.