Trong bộ hồ sơ xin quốc tịch Canada theo dòng dõi, không phải tất cả giấy tờ đều có trọng lượng như nhau. Hai loại tài liệu đóng vai trò quyết định: giấy khai sinh (bao gồm giấy chứng nhận rửa tội) và giấy chứng nhận kết hôn.
Các giấy tờ này thực hiện nhiều chức năng cùng lúc: xác lập một sự kiện, gắn một người với một địa điểm và chỉ dẫn đến tài liệu tiếp theo cần có.
Quy định mới về chứng từ được chấp nhận
Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) đã thắt chặt tiêu chuẩn chứng từ từ tháng 6/2026. Giấy tờ phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền gốc như cơ quan đăng ký hộ tịch, văn phòng thống kê sinh tử hoặc lưu trữ. IRCC sẽ không chấp nhận hồ sơ chỉ dựa trên tài liệu từ bên thứ ba, nghĩa là các bản in từ trang web phả hệ chỉ được xem là công cụ nghiên cứu, không phải bằng chứng.
Thay đổi này nâng cao giá trị của hai loại giấy tờ nêu trên, vì chúng được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền gốc. Đồng thời, nó cũng đặt ra thách thức lớn hơn cho những ai cần giấy tờ cũ, vì việc lấy chúng từ nguồn gốc hiện là tiêu chuẩn.
Giấy khai sinh và những gì nó mở ra
Đối với tổ tiên sinh ra tại Canada, giấy khai sinh cấp tỉnh hoặc vùng lãnh thổ thực hiện hai việc cùng lúc: chứng minh mối quan hệ cha mẹ – con cái và chứng minh quốc tịch Canada, vì Canada cấp quốc tịch cho hầu hết những người sinh ra trên lãnh thổ của mình (ngoại trừ con của nhà ngoại giao nước ngoài).
Giấy khai sinh cũng đóng vai trò là điểm mốc để tìm các giấy tờ khác. Chúng thường ghi tên cha mẹ và nơi sinh, thường đến tận giáo xứ. Những tên và giáo xứ đó trở thành từ khóa tìm kiếm cho tài liệu tiếp theo trong chuỗi.
Giấy khai sinh dạng dài (long-form) mới chứa đầy đủ thông tin này. Giấy khai sinh dạng ngắn (short-form) thường bỏ qua tên cha mẹ.
Trong trường hợp không có giấy khai sinh dân sự, IRCC chấp nhận các giấy tờ thay thế từ cơ quan có thẩm quyền gốc. Giấy chứng nhận rửa tội có chứng thực là phổ biến nhất, với điều kiện lễ rửa tội diễn ra trong thời gian hợp lý sau khi sinh. Hồ sơ bệnh viện, hồ sơ bác sĩ hoặc nữ hộ sinh, hồ sơ điều tra dân số và danh sách tàu cũng có thể được chấp nhận.
Riêng Quebec có điều kiện riêng. IRCC chỉ chấp nhận giấy khai sinh và giấy chứng nhận kết hôn do Quebec cấp nếu chúng được phát hành sau ngày 1/1/1994. Điều kiện này dựa trên thực tiễn cấp phát mới, vì vậy ngày quan trọng là ngày văn phòng in tài liệu, không phải ngày diễn ra sự kiện. Giấy chứng nhận cấp năm 1985 cho một sự kiện năm 1890 sẽ không được chấp nhận. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng hồ sơ năm 1890 đó nếu nó được Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) cấp bản sao có chứng thực hoặc được Directeur de l'état civil (DEC) cấp lại.
Sở dĩ sổ đăng ký giáo xứ của Quebec hoạt động theo cách này vì chúng là hồ sơ dân sự trong nhiều thế hệ. Các giáo xứ gửi bản sao cho tỉnh, do đó sổ nhà thờ và hồ sơ nhà nước là một tài liệu.
Giấy chứng nhận kết hôn và những gì nó mở ra
IRCC chấp nhận giấy chứng nhận kết hôn làm bằng chứng về việc thay đổi tên hợp pháp. Hồ sơ dân sự từ văn phòng thống kê sinh tử có giá trị cao nhất. Giấy chứng nhận kết hôn của nhà thờ mà không được đăng ký với nhà nước là tài liệu yếu hơn.
Chức năng thay đổi tên đặc biệt quan trọng khi người phụ nữ nằm trong chuỗi dòng dõi. Một phụ nữ tên Marie Bouchard nhưng xuất hiện với tên Marie Sullivan trên giấy khai sinh của con trai sẽ trông như hai người không liên quan. Giấy chứng nhận kết hôn của cô ấy làm rõ mối liên hệ.
Giấy chứng nhận kết hôn còn hữu ích hơn khi một gia đình Anh hóa họ của mình. Boucher thành Bushey, Lévesque thành Lavesque. Giấy kết hôn thường ghi lại thời điểm họ thay đổi, đôi khi ghi cả hai phiên bản cạnh nhau.
Giấy chứng nhận kết hôn cũng có thể tự nó là yếu tố kích hoạt quốc tịch. Một phụ nữ kết hôn với một người đàn ông Anh sinh ra hoặc nhập tịch Canada trước ngày 1/1/1947 (hoặc trước 1/4/1949 ở Newfoundland và Labrador) rơi vào một kịch bản cụ thể của IRCC. Tương tự với phụ nữ mất tư cách thần dân Anh khi kết hôn. Trong những trường hợp này, giấy chứng nhận kết hôn trở thành tài liệu chính bắt buộc thay vì tài liệu hỗ trợ. IRCC xử lý các đơn này chỉ qua giấy tờ.
Giấy chứng nhận kết hôn cũng ghi tên cả hai bên cha mẹ, thường kèm nơi sinh. Một tài liệu đưa bạn lùi thêm một thế hệ.
Khi hồ sơ dường như không thể tiếp cận
Đôi khi một hồ sơ không tồn tại hoặc bị mất vĩnh viễn. IRCC cũng thay đổi quy tắc ở đây. Một lời giải thích bằng văn bản không còn đủ. Bạn phải chứng minh rằng bạn đã cố gắng. Thư từ với cơ quan lưu trữ được tính, cũng như thư xác nhận không có hồ sơ (no-record letter) – tuyên bố chính thức mà văn phòng hộ tịch cấp khi tìm kiếm không có kết quả.
Các nỗ lực không có tài liệu chứng minh là một trong hai lý do khiến IRCC đánh dấu hồ sơ trong đợt rà soát tháng 6. Do đó, nỗ lực có tài liệu chứng minh để có được hồ sơ đã trở thành một phần quan trọng của đơn xin.
Ví dụ thực tế
Hãy xem xét một người nộp đơn giả định ở Ohio có bà nội sinh ra tại Kingston, Ontario. Bà nội, Margaret Bouchard, có giấy khai sinh Ontario chứng minh bà là người Canada và ghi tên cha mẹ bà. Giấy chứng nhận kết hôn của bà, từ văn phòng thống kê sinh tử Ontario, cho thấy bà trở thành Margaret Doyle. Điều này kết nối với giấy khai sinh của cha người nộp đơn, nơi Margaret Doyle xuất hiện với tư cách là mẹ của ông. Giấy khai sinh của cha sau đó kết nối với giấy khai sinh của chính người nộp đơn. Bốn tài liệu tạo thành ba mối liên kết, truy tìm dòng dõi không gián đoạn từ bà nội đến người nộp đơn.
Những điều cần biết khi bắt đầu thu thập giấy tờ
Những người nộp đơn thường bị đình trệ sớm trong quá trình tìm kiếm giấy tờ về tổ tiên Canada của họ. Đây có thể là giai đoạn khó khăn nhất, đặc biệt khi thông tin ban đầu ít ỏi. Quá trình trở nên dễ dàng hơn theo cấp số nhân khi bạn có được nhiều tài liệu hơn. Mỗi hồ sơ thu hẹp phạm vi tìm kiếm tiếp theo bằng cách cung cấp giáo xứ, cách viết họ, tên thời con gái của mẹ, một ngày tháng. Bạn càng lấy được hai loại tài liệu này ở xa về quá khứ và càng gần với tổ tiên Canada của mình, phần còn lại của công việc càng tự giải quyết.
Việc giữ một luật sư chuyên về quốc tịch theo dòng dõi có thể đặc biệt hữu ích, vì họ không chỉ hỗ trợ tìm kiếm một số tài liệu nhất định mà còn tư vấn về những tài liệu thay thế có thể được đưa vào, giúp bạn nộp hồ sơ mạnh nhất có thể trong tình huống của mình.
Thời gian xử lý cũng đáng lưu ý. Theo cập nhật ngày 7/7/2026 của IRCC, thời gian xử lý chứng nhận quốc tịch là 19 tháng, tăng từ khoảng 9 tháng vào tháng 11/2025. IRCC điều chỉnh ước tính này hàng tháng. Bộ đã cấp gần 29.000 chứng chỉ từ tháng 1 đến tháng 5/2026, với hơn 82.000 đơn đang chờ xử lý.
Tiêu chuẩn tháng 6 vẫn đang được ổn định. IRCC đã hoàn tất rà soát các chứng chỉ cấp theo Đạo luật C-3 vào ngày 30/6, và cách các nhân viên áp dụng yêu cầu cơ quan có thẩm quyền gốc đối với các hồ sơ cũ sẽ trở nên rõ ràng hơn khi nhiều hồ sơ được xử lý.
